Rollen und Verantwortlichkeit in der PPWR: Wer ist wofür zuständig?

Was Sie ab August 2026 zwingend dokumentieren müssen, um Ihre Compliance zu sichern

Wer ist im Rahmen der PPWR wofür verantwortlich? Die Frage klingt einfach. Aber die korrekte Definition der Rolle eines Unternehmens innerhalb der Supply Chain ist für die Konformität der Verpackung absolut entscheidend. Wenn hier Fehler passieren, drohen ab August 2026 erhebliche Haftungsrisiken.

Je nach Konstellation hat ein Unternehmen mehrere Rollen und daraus abgeleitete Pflichten und Verantwortlichkeiten als Lieferant, Erzeuger, Importeur, Vertreiber und Hersteller entlang der Lieferkette. © Kyle Head, unsplash.com

Das Missverständnis ist verbreitet. Viele Unternehmen gehen noch immer davon aus, dass ihr Verpackungslieferant automatisch für die Konformität der Verpackung verantwortlich ist. Und dass er deshalb auch die Konformitätserklärung ausstellen muss. Andere würden die Konformitätserklärung aber auch gern auf die Lieferanten abschieben bzw. delegieren. Was aber letztendlich aus Haftungsgründen komplex ist. Denn je nach Konstellation hat ein Unternehmen mehrere Rollen und daraus abgeleitete Pflichten und Verantwortlichkeiten als Lieferant, Erzeuger, Importeur, Vertreiber und Hersteller entlang der Lieferkette erheblich.

Wie komplex das in der Praxis werden kann, weiß Peter Désilets, Geschäftsführer von Pacoon, aus eigener Beratungserfahrung: „Wir haben noch kein Unternehmen beraten, das nur eine Rolle eingenommen hat", erklärt er. „Die Tragweite kommt meist dann zu Tage, wenn die Lieferketten abgefragt werden – und dann werden die Szenarien komplex und die Pflichten müssen genau zugeordnet werden." Die Ursache dafür liegt auch in der Systematik der Verordnung selbst: „Die Komplexität hängt auch mit der anderen Definition der Rollen in der PPWR zusammen und auch mit den Kunden selbst. Da hilft dann meist, ein Vertriebsszenario nach dem anderen zu prüfen und die Rollen zu klären."

Der Lieferant

Der Lieferant stellt Verpackungen oder Verpackungsmaterial zur Verfügung. Er ist meist nicht derjenige, der die EU-Konformitätserklärung ausstellen muss. Seine Aufgabe besteht in erster Linie darin, dem nachgelagerten Wirtschaftsakteur – also insbesondere dem Erzeuger – die Informationen und Unterlagen bereitzustellen, die für die Konformitätsbewertung und technische Dokumentation erforderlich sind. Aber auch das muss ein Lieferant erstmal verinnerlichen und die Informationen bereitstellen. Aber manche Informationen will er vielleicht gar nicht offenlegen, um seine eigenen Lieferanten nicht preisgeben zu müssen.

Es gibt jedoch auch Fälle, wo der Lieferant einer Verpackungskomponente dafür zum Erzeuger wird, obwohl er keine Produkte darin verpackt. Und letztendlich hat auch der Lieferant Verpackungen, die er nutzt, um seine Verpackungsmaterialien zu transportieren. Das wird gern übersehen.

Der Erzeuger

Der Erzeuger ist laut EU-Verpackungsverordnung die natürliche oder juristische Person, die eine Verpackung oder ein verpacktes Produkt herstellt oder unter eigenem Namen oder eigener Marke herstellen lässt. Ihn trifft grundsätzlich die Verantwortung für die Konformität der Verpackung.

Dazu gehören insbesondere:

die Durchführung des Konformitätsbewertungsverfahrens
die Erstellung der technischen Dokumentation
das Ausstellen der EU-Konformitätserklärung

Ein typisches Beispiel: Kauft ein Markeninhaber leere Dosen ein, befüllt sie mit seinem Getränk und bringt das Produkt unter eigener Marke in Verkehr, so ist er für diese Verkaufsverpackung regelmäßig Erzeuger.

Der Importeur

Der Importeur ist die in der Europäischen Union ansässige Person, die Verpackungen oder verpackte Produkte aus einem Drittstaat erstmals in den Unionsmarkt einführt. Ihn treffen eigenständige Prüf- und Kontrollpflichten. Er muss sicherstellen, dass die betreffenden Verpackungen die Anforderungen der Verordnung erfüllen und dass die erforderlichen Unterlagen vorhanden beziehungsweise auf Verlangen der Behörden verfügbar sind. Der Erzeuger sitzt in dem Fall im Nicht-EU-Land und der Importeur übernimmt die Kontrolle und muss auch als Ansprechpartner für Rückfragen bereitstehen.

Fehlen diese Nachweise oder bestehen Zweifel an der Konformität, darf die Ware nicht innerhalb der EU in Verkehr gebracht werden. Importeure tragen daher ein besonders hohes Risiko: Wer nicht-konforme Verpackungen in den Binnenmarkt einführt, muss mit erheblichen regulatorischen Konsequenzen, behördlichen Maßnahmen und haftungsrechtlichen Folgen rechnen.

Der Händler (Vertreiber)

Auch Händler (oder in der Terminologie der PPWR: Vertreiber und Endvertreiber) sind nicht von Verantwortung befreit. Zwar stellen sie die Verpackungen oder die verpackten Produkte in der Regel nur innerhalb der Lieferkette auf dem Markt bereit und sind für Fremdmarken weder Erzeuger noch Importeur. Dennoch unterliegen auch sie Sorgfaltspflichten.

Sie dürfen keine Verpackungen weiter vertreiben, von denen sie wissen oder annehmen müssen, dass sie nicht den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Überdies müssen sie insbesondere darauf achten, dass erforderliche Kennzeichnungen und Angaben vorhanden sind. Die Rolle des Vertreibers ist damit keine bloße Durchleitungsfunktion. Auch hier bestehen eigenständige regulatorische Pflichten, deren Einhaltung entscheidend ist. Insbesondere muss der Händler alle Verpackungen überprüfen, vor dem 12. August 2026 entsteht also ein erheblicher Aufwand für die Händler/Vertreiber. Wenn er eigene Produkte unter seiner Marke verkauft, dann übernimmt er dafür auch noch die Rolle des Erzeugers.

Der Hersteller

Die Definition des Herstellers ist ein wenig knifflig, da „Hersteller" und „Erzeuger" im allgemeinen Sprachgebrauch ja das Gleiche bedeuten. Die PPWR definiert den Hersteller allerdings als jenen Akteur, der „Verpackungen erstmals in einem Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaats unter eigenem Namen oder eigener Marke gewerblich bereitstellt". Die Rolle des Herstellers im Sinne der PPWR kann demnach also beim Erzeuger liegen, aber ebenso beim Importeur oder Vertreiber. Wer keinen eigenen Sitz in dem EU-Land hat, wo die Verpackung auf den Markt gebracht wird, muss sich dann gegebenenfalls noch um einen Bevollmächtigten kümmern.

Während der Erzeuger vor allem für die Produktkonformität verantwortlich ist, knüpft die Herstellerrolle an die erweiterte Herstellerverantwortung an. Hersteller ist derjenige Wirtschaftsakteur, der in dem Mitgliedstaat als verantwortlicher Erstinverkehrbringer gilt, in dem aus Verpackung Verpackungsabfälle werden.

Die Doppelrollen-Falle in der Praxis

In der betrieblichen Praxis nehmen Unternehmen häufig mehrere Rollen gleichzeitig ein. Ein Unternehmen kann etwa:

für Produkt A als Vertreiber auftreten
für Produkt B Importeur sein
für Produkt C Erzeuger der Verkaufsverpackung sein
hinsichtlich bestimmter Verpackungen als Hersteller im Sinne der erweiterten Herstellerverantwortung gelten.

Genau in diesen Überschneidungen liegt ein erhebliches Risiko. Wer seine Rolle falsch einordnet, läuft Gefahr, regulatorische Pflichten zu übersehen, unvollständige Dokumentationen vorzuhalten oder nicht-konforme Verpackungen in Verkehr zu bringen. Im Ergebnis drohen Vertriebsverbote, Marktüberwachungsmaßnahmen und haftungsrechtliche Konsequenzen.

Dass diese Komplexität lösbar ist, zeigt die Erfahrung aus der Beratungspraxis. „In unseren Kundenworkshops und Q&A-Sessions treffen wir immer wieder auf neue Situationen und mögliche Rollen, teilweise auch sehr spezielle Absatzkanäle", berichtet Peter Désilets. „Die Rollendefinition nimmt dabei immer einige Stunden ein – häufig findet der Vertrieb noch Situationen, die als nicht relevant erachtet wurden." Das Ergebnis ist jedoch in den meisten Fällen eindeutig: „Am Ende herrscht häufig Klarheit und die Pflichten, die aus den Rollen resultieren, sind geklärt."

Die entscheidende Frage: Wer ist wer in der Lieferkette?

Die PPWR verschärft nicht nur die materiellen Anforderungen an Verpackungen, sondern auch die Anforderungen an die korrekte Rollenbestimmung in der Lieferkette. Unternehmen müssen daher sorgfältig prüfen, ob sie im konkreten Fall als Lieferant, Erzeuger, Importeur, Vertreiber oder Hersteller handeln – oder ob sie mehrere dieser Rollen zugleich einnehmen.

Wer diese Zuordnung nicht sauber vornimmt, riskiert erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Folgen. Eine präzise Analyse der eigenen Liefer- und Vertriebsstruktur ist daher kein formaler Nebenpunkt, sondern eine zentrale Voraussetzung für Transparenz und Compliance.

Gehen Sie keinerlei Risiken ein, wenn es um den Marktzugang Ihrer Produkte geht. Sichern Sie Ihre Lieferketten ab und bewerten Sie Ihre Pflichten systematisch. Wir empfehlen Ihnen dringend, sich frühzeitig externe Expertise an Bord zu holen, um Ihre spezifische Rolle innerhalb der PPWR-Wertschöpfungskette exakt zu definieren und rechtssichere Prozesse für Ihre technische Dokumentation aufzubauen. Sorgen Sie dafür, dass aus Ihrem guten Glauben an Nachhaltigkeit ein wasserdichter Beweis wird!

Wie das in der Praxis konkret aussieht, beschreibt Désilets: „Unser Fokus in den Workshops und Q&A-Sessions liegt auf den konkreten Lösungen: Identifikation der Rollen, Festlegen der Pflichten und Umsetzungsmaßnahmen, Screening und Clusterung des Verpackungs-Portfolios gemäß der Rollen und Vorbereiten der Konformitätserklärungen." Dabei ist das System flexibel genug, um auch komplexe Portfolios abzubilden: „Verpackungstypen können auch mehreren Rollen zugeordnet werden, um die Informationen für die Kunden vorzubereiten." Für Unternehmen, die möglichst viel eigenständig umsetzen möchten, hat Désilets eine konkrete Lösung parat: „Mit unseren Template-Paketen in 10 Sprachen und Konformitätserklärungsvorlagen in 12 EU-Sprachen bieten wir jetzt auch Kunden die Möglichkeit, möglichst viele Arbeiten strukturiert allein vorzunehmen. Aber natürlich bieten wir auch Beratungsunterstützung an, wenn gewünscht."

Praxis-Checkliste für die PPWR: Was Sie ab August 2026 zwingend dokumentieren müssen, um Ihre Compliance zu sichern

Um am Stichtag 12. August 2026 marktfähig zu bleiben, müssen Sie jetzt schnellstmöglich handeln. Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre internen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen:

Identifikation aller Verpackungen: Haben Sie ein vollständiges Inventar aller Primär-, Sekundär- und Tertiärverpackungen (inklusive Transport- und E-Commerce-Verpackungen)?
Vollständige Stücklisten: Sind alle Verpackungen ihren Hauptmaterialien-Komponenten zugeordnet und in Ihrem ERP-System datentechnisch erfasst?
Lieferantenerklärungen: Liegen Ihnen von allen Vorlieferanten belastbare Nachweise oder Konformitätsbescheinigungen über die Materialzusammensetzung und Schadstoffanteile (insbesondere Schwermetalle und PFAS bei Lebensmittelkontakt) vor?
Kennzeichnung: Sind Ihre Endkonsumenten-Verpackungen und Transportverpackungen korrekt gekennzeichnet oder sind die Begleitdokumente vorbereitet?
Technische Dokumentation: Liegen Ihnen die technischen Dokumentationen wie Stanzzeichnungen, 3D-Darstellungen oder Aufrisse vor?
Verpackungs-ID: Können Sie den Verpackungen und -Varianten jeweils eine eindeutige Identifikationsnummer zuweisen, wie z. B. GTIN, PZN, Materialartikelnummern, Typen-, Chargen- oder Seriennummern?

Warten Sie nicht bis zum letzten Tag, denn wenn Sie Ihre Produkte über einen Händler vertreiben, ist dieser verpflichtet, Ihre Konformitätserklärung vor dem Verkauf zu überprüfen. Mangelhafte oder fehlende Erklärungen können den weiteren Verkauf ausschließen. Daher sind jetzt schon alle Beteiligten entlang der Lieferkette gefragt, ihre Informationen und Konformitätserklärungen bereitzustellen.

Dass sich auch dieser Prozess effizient gestalten lässt, betont Peter Désilets abschließend: „Um den Unternehmen das Erstellen der Konformitätserklärung so einfach wie möglich zu machen, können unsere Screening-Templates auch genutzt werden, um diese auf unser Conformity-Hub hochzuladen, mit Dokumenten zu verknüpfen und für die Signatur und Kontrolle bereitzustellen." Langfristig zahlt sich das aus: „Die Konformitätserklärungen können dauerhaft gemanagt und aktualisiert werden. Mit der richtigen Struktur ist die PPWR einfacher beherrschbar."

Kontakt: pacoon Sustainability Concepts GmbH | sustainability@pacoon.de | www.pacoon.de