Technik | Digitalisierung, 17.03.2025

Wichtige Aspekte im Umgang mit dem Datenschutz für Unternehmen

Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, können daraus einen ganz praktischen Wettbewerbsvorteil ziehen

Daten sind in unserer heutigen Welt ein immens wichtiges Gut geworden. In unserem Alltag spielen Daten und ihre Erhebung und Speicherung eine wiederkehrende Rolle. Die Wichtigkeit ist kaum zu überschätzen. Das Fraunhofer-Institut spricht gar von einem Rohstoff der Zukunft. Während andere Rohstoffe knapp werden, nimmt die Menge der Daten und ihrer Übertragungen immer weiter zu. Das hat nicht für alle Seiten nur Vorteile, insbesondere, weil Daten sich missbrauchen lassen. Für Unternehmen gibt es daher verschiedene Aspekte zu beachten, damit die Daten ihrer Kunden sicher sind und alle nötigen rechtlichen Vorschriften eingehalten werden.

Die rechtlichen Grundlagen kennen

Unabhängig ihrer Branche müssen nahezu alle Unternehmen in irgendeiner Form Daten von ihren Kunden, Klienten oder Nutzern erheben. Die Datenverarbeitung und Speicherung von Unternehmen sind rechtlich klar geregelt, wobei die wichtigste Verordnung die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist, welche auf EU-Ebene gilt. Sie legt fest, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Neben der DSGVO gibt es in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das die nationalen Bestimmungen ergänzt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Gesetze einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Die jeweiligen Gesetzestexte sind lang. Einige wichtige Vorgaben möchten wir kurz für Sie zusammenfassen.

Transparenz
Es muss mit den betroffenen Personen klar kommuniziert werden, welche Daten erhoben werden, an welcher Stelle und zu welchem Zweck. Nur mit Einwilligung der Person dürfen ihre Daten erhoben werden. Eine Einwilligung kann in Form einer Bestätigung, eines Vertrags oder einer gesetzlichen Verpflichtung erbracht werden.

Zur Transparenz gehört auch, dass Datenschutzverstöße innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde gemeldet werden müssen. Betroffene sind zu informieren, wenn ein Risiko besteht, dass ihre Daten gefährdet werden könnten.
Zweckgebundenheit
Die erhobenen Daten dürfen ausschließlich zu dem Zweck verwendet werden, zu dem die betroffene Person ihre Einwilligung gegeben hat. Eine Zweckentfremdung, beispielsweise zu kommerziellen Zwecken, ist strafbar.
Datensicherung
Sobald Sie die Daten Ihrer Kunden übermittelt bekommen, liegt es an Ihnen, bei der Verarbeitung und Speicherung auf die nötige Sicherheit zu achten. Der Schutz bezieht sich zum einen auf den Verlust vor physischem Verlust der Daten, beispielsweise durch Defekte im Serverraum des Unternehmens. Eine andere mögliche Gefahrenstelle ist die Kompromittierung der Daten durch Kriminelle. Es liegt beim Unternehmen, die Daten ausreichend gegen Verlust oder den Zugriff Unbefugter zu sichern.
Schulungen für Mitarbeiter
Das Unternehmen hat Sorge dafür zu tragen, dass alle Mitarbeiter, die an der Datenverarbeitung beteiligt sind, regelmäßige Schulungen erhalten, um auf dem neuesten Stand der technischen und rechtlichen Lage zu sein.

Dies sind nur einige wenige Beispiele für wichtige rechtliche Aspekte, die aus der DSGVO und dem BDSG hervorgehen. Unternehmen können sich im Dschungel der Richtlinien, Vorgaben und Gesetze aber auch Hilfe von externen Stellen holen. Bei den Audits zur Erfüllung der DSGVO kontrollieren diese Firmen dann, dass ein korrekter Umgang mit den Daten und ihrem Schutz gegeben ist und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Bei solchen Audits ist es ratsam, sich direkt eine Firma zu suchen, die Expertise in Ihrer jeweiligen Branche aufweist und wertvolle Beratung bietet, um die nötigen Audits für Zertifizierungen zu bestehen. Wenn das Unternehmen zum Beispiel im Automobilsektor tätig ist, sollte eine Firma aufgesucht werden, die sich auf Zertifizierungen in der Automobilindustrie konzentriert. Das steigert Ihre Chancen, das TISAX-Zertifikat zu erhalten, enorm. Wenn Sie sich im Vorhinein von einer fachkundigen Firma beraten lassen, erreichen Sie die Zertifizierung schneller, reduzieren dabei manuelle Arbeit und können sogar die Tisax Kosten senken.

Auslagerung von Dienstprozessen an externe Dienstleister

Viele Unternehmen setzen externe Dienstleister für IT, Marketing oder Kundenservice ein. Falls diese personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Unternehmen sogenannte Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abschließen. Diese Verträge regeln, wie die Daten verarbeitet werden und stellen sicher, dass auch der Dienstleister die Datenschutzvorschriften einhält.

Ein AVV sollte klare Regelungen zur Datensicherheit, Vertraulichkeit und Löschung der Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses enthalten. Zudem ist es ratsam, regelmäßig zu überprüfen, ob der Dienstleister die vertraglichen Vorgaben einhält. Audits und Zertifizierungen sind hier ein guter Indikator für Partnerunternehmen, dass alles korrekt abläuft.

Wenn ein Dienstleister außerhalb der EU-Gesetze agiert, ist es umso wichtiger, sich zu vergewissern, dass beim jeweiligen Dienstleister ein korrekter Umgang mit und Schutz der Daten gegeben ist. In solchen Fällen sollte das Datenschutzniveau durch Vertragsklauseln rechtlich abgesichert werden.

Datenschutz als Wettbewerbsvorteil

Der Selbstschutz vor Strafe ist nicht der einzige Grund, warum moderne Unternehmen ein starkes Augenmerk auf den Datenschutz legen sollten. Das gilt auch für kleinere Unternehmen.

Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen, können daraus nämlich einen ganz praktischen Wettbewerbsvorteil ziehen. Kunden und Geschäftspartner vertrauen Unternehmen mehr, die sorgsam mit ihren Daten umgehen. Ein transparenter und sicherer Datenschutz kann daher auch zu einer besseren Marktposition führen.