Warum setzen Unternehmen in der Technologiebranche auf die elektronische Signatur?

Kaum jemand verschickt in der heutigen Zeit noch Briefe und Unterlagen per Post. E-Commerce und E-Gouvernment sind nicht aufzuhalten. Ein Kreditgesuch landet heute genauso im E-Mail Postfach wie Dokumente für die nächste Ferienreise. Wertvolle Informationen zum Thema elektronische Unterschrift erhalten Sie bei DocuSign, einem europäischen Unternehmen. Es handelt sich um eines der marktführenden Firmen auf diesem Gebiet.

Optimierung der internen Prozesse

Automatisierung von Abläufen: Die Optimierung von Arbeitsabläufen ist wesentlich für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit einer Firma. Eine sehr hilfreiche Vorgangsweise ist das Automatisieren der Unternehmensprozesse. Ein Automatisieren eignet sich besonders dann, wenn der Arbeitsprozess die Vorbereitung und Unterfertigung von Dokumenten, die man im Unternehmen regelmäßig nutzt, enthält.
Rationalisierung von Abläufen: Alle, die sich in dem rasch entwickelnden Geschäftsumfeld von heute überfordert fühlen, suchen unter Umständen nach der Lösung, um produktiv oder effizient tätig zu sein. Wenn Sie mit Terminen überschüttet werden, zählt jede Sekunde und die Optimierung von Abläufen ist wichtiger denn je.
Kooperation über Distanzen hinweg: Auch im Bereich der digitalen Unterschrift hat die Pandemie für einen Impuls gesorgt. Wer im Home-Office eine Unterschrift des Vorgesetzten benötigt, kann diese nunmehr auf elektronischem Weg einholen. Untersuchungen haben erwiesen, dass die Verwendung von Papier mehr als 30mal kostenintensiver sein kann als digitales Dokumenten-Management, vom weiteren Zeitaufwand ganz zu schweigen.

Verbesserung der Kundenerfahrung

Raschheit und Bequemlichkeit: Der Verzicht auf Dokumente aus Papier schont nicht nur die Ressourcen, sondern beschleunigt auch die Arbeitsabläufe mehr als deutlich: Viele händische Prozesse können digitalisiert und automatisiert werden und ersparen dem Anwender das Eingeben von Daten. Das spart nicht nur Zeit , sondern reduziert auch erheblich das Auftreten von Fehlern.
Sicherheit und Zutrauen: Die Anwendung der elektronische Unterschrift beruht auf Schlüsseln auf elektronischer Basis, dem öffentlichen und dem privaten. Daten, die mit dem privaten der beiden Schlüssel behandelt werden, können nur mit dem öffentlichen entschlüsselt werden. Der private bleibt stets unbekannt, der öffentliche ist jedem zugänglich. Der Privatschlüssel kann durch den öffentlichen nicht errechnet werden.

Reduktion der Kosten und Verbesserung der CO2-Bilanz

Finanzielle Einsparung: Die Reduzierung der Kosten und die Maximierung der Gewinne sind einige der wichtigsten Aspekte für die langfristige Rentabilität von Unternehmen. Dazu einige Beispiele:

- Geringe Kosten für Archivierung und Buchhaltung
- Geringe Kosten für Büromaterial
- Geringe Kosten für das Personal in der Auftragsverwaltung
- Geringe Kosten für die Organisation
Nachhaltigkeit: Der private Sektor verbraucht in Deutschland jährlich rund 240 kg Papier pro Person und sorgt auf diese Weise für eine erhebliche Menge an CO2. Beim Verbrauch von Papier liegt die Bundesrepublik in der EU auf Rang 4.

Die Ausweichmöglichkeit ist das papierlose Büro. In einem solchen ist die elektronische Unterschrift von DocuSign einer der größten Helfer – sie gehört inzwischen zu den digitalen Werkzeugen jeder Firma, das Wert auf den Umweltbereich und auch auf seine eigene Ökobilanz legt.
Soziale Verantwortung: Elektronische Signaturen sind eine der wesentlichsten Technologien, wenn es darum geht, papierlose Prozesse und Nachhaltigkeit einzuführen. Mit einer solchen Technologie können Firmen Transaktionen über den gesamten Lebenszyklus hinweg digitalisieren: von der Aufbereitung von Dokumenten bis zur Verwaltung des Prozesses der Unterzeichnung, der sicheren und gesetzeskonformen Abspeicherung von Dokumenten bis zum Löschen von Unterlagen am Ende der Archivierungszeit.