Fuhrparkmanagement – eine große Verantwortung für den Verantwortlichen

Bei der Verwaltung und Organisation des Fuhrparks handelt es sich um einen wichtigen Bestandteil in der Logistikbranche. Unternehmen die effizienter und kostengünstiger arbeiten und zugleich die Fahrzeuge und Mitarbeiter effektiv verwalten wollen, kommen um die Digitalisierung und moderne Telekommunikation nicht mehr herum. Heute stehen dem Fuhrparkverantwortlichen detaillierte Daten in Echtzeit zur Verfügung und zugleich ist eine direkte Kommunikation mit den Fahrern zu jeder Zeit möglich. Von einem modernen Fuhrpark- und Flottenmanagement wie FleetGO wird dieses technische Potenzial ausgenutzt.

Wird von einem Fuhrpark gesprochen, dann ist damit keine Mindestgröße gemeint. Von einer Flotte kann bereits bei drei oder vier Fahrzeugen gesprochen werden. Sobald eine Flotte besteht, wird ein Flottenmanager benötigt und dieser hat eine Vielzahl von Aufgaben inne. Wobei hier anzumerken ist, dass die meisten der Unternehmen, die eine Flotte von bis zu 50 Fahrzeugen haben, oft nicht die Stelle des Fuhrparkleiters besetzen. Sondern sie übergeben diese Aufgabe einem Mitarbeiter der bspw. in der Disposition arbeitet, im Einkauf oder einer anderen Abteilung. Dieser muss dann den firmeneigenen Fahrzeugpool verwalten und übernimmt die komplette Verantwortung eines Fuhrparkleiters.

Die Aufgaben und Herausforderungen, die der Fuhrparkleiter innehat, sind nicht nur sehr facettenreich, sondern es ist umfassendes Wissen notwendig. Bei Fuhrparkmanagement handelt es sich nicht um einen Lehrberuf und eben aus diesem Grund gibt es vielfältige Berufsbezeichnungen, wie Fuhrparkmanager, Fuhrparkleiter, Flottenmanager oder Mobilitätsmanager. Wer als Fuhrparkmanager arbeiten möchte, der benötigt keine spezielle Ausbildung und es existiert auch kein Lehrberuf. Sondern es gilt sich entweder aus eigenem Antrieb weiterzubilden oder Seminare bei der DEKRA oder dem TUEV Süd zu besuchen.

Der Fuhrparkmanager hat eine Vielzahl von Aufgaben inne. Zum einen stellt er sicher, dass die Fahrzeuge wirtschaftlich eingesetzt werden. Hinzu kommt, dass es in seinen Aufgabenbereich fällt, dass die vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen eingehalten werden. Darüber hinaus sorgt er für die optimale Auslastung des Fuhrparks, achtet darauf, dass das benötigte Fahrzeug dort bereitsteht, wo es benötigt wird, und verschafft sich per GPS Ortung eine Übersicht darüber, wo die Fahrzeuge sich gerade befinden.

Dem Fuhrparkleiter lastet im Grunde viel Verantwortung auf den Schultern. Denn nicht nur die Organisation und Planung der Fahrzeuge liegen in seinen Händen, sondern er ist zugleich für das Budget verantwortlich. Unter anderem gehören in die Verantwortung eines Fuhrparkmanagers folgende Punkte: Der Fuhrparkleiter muss nicht nur die Fahrzeuge beschaffen, sondern ihm unterliegt die Abschreibung sowie die Auslastung dieser. Dabei ist es wichtig, dass er dafür sorgt, dass die bestehenden Prozesse optimiert werden und es zur Senkung der Kosten kommt, aber es gilt zugleich die Geschäftsziele zu erreichen.

Sofern es um die Erweiterung des Fuhrparks geht oder um den Erwerb eines neuen Fahrzeugs, da ein altes ausgemustert wurde, muss der Fuhrparkleiter zuerst den Bedarf abwägen. Dies erfolgt in Hinsicht auf die Unternehmensentwicklung. Zugleich muss er ein taktisches Verhandlungsgeschick an den Tag legen, denn nur dann kann er die besten Konditionen für das Unternehmen aushandeln.

Geht es um die Verantwortlichkeit eines Fuhrparks, dann muss nicht nur der Fahrzeughalter, sondern auch sein Fuhrparkmanager für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen Sorge tragen. Sie haften bei Verstößen selbst dann, wenn diese auf den Fahrer zurückzuführen sind. Nicht nur, dass dies mit dem Verlust des Versicherungsschutzes einhergeht, sondern dies kann sogar Geld- und Freiheitsstrafen für den Fuhrparkmanager und die Geschäftsleitung mit sich führen.

Der Fuhrpark muss durch den Fuhrparkleiter ständig auf seine Verkehrstauglichkeit überwacht werden. Daher ist eine der besonders wichtigen Aufgaben die Einhaltung der Prüfungen und Hauptuntersuchungen. Die Verantwortung für den Fuhrpark plus der Halterhaftung wird in vielen Fällen auf dessen Leiter übertragen. Daher gilt: Jeder Fuhrparkleiter muss nachweislich als sachkundig und zuverlässig gelten. Er muss Entscheidungen rund um den Fuhrpark selbst treffen und Vereinbarungen sollten schriftlich festgehalten werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann ist der Fuhrparkmanager dafür verantwortlich, dass die Durchführung ordnungsgemäß erfolgt (Halterhaftpflichten). 

Dazu gehören zum Beispiel:

Im Fuhrparkmanagement spielt die Beachtung der Halterhaftung eine wesentliche Rolle. Verstößt der Fuhrparkleiter gegen die Halterhaftpflichten oder erfüllt diese nur unzureichend, dann zieht dies im schlimmsten Fall für ihn und das Unternehmen ernsthafte Konsequenzen mit sich.