Daten richtig erfassen

„Es gibt viele gute, aber nur einige wenige sehr gute Berichte." – so lautet das Fazit des Instituts für Ökologische Wirtschaftsforschung (IÖW) im Ranking der Nachhaltigkeitsberichte 2015. Laut IÖW nehmen zudem bei einigen etablierten Berichterstattern mit der Zeit Umfang und Tiefe der Nachhaltigkeitsinformationen ab. Durch das Inkrafttreten der CSR-Berichtspflicht stieg beim Ranking auch die Zahl der Neuberichterstatter. Hier sind die Berichte oft noch lückenhaft.

 

Das liegt einerseits daran, dass die inhaltlichen Anforderungen der CSR-Richtlinie nicht besonders konkret formuliert sind. Zum anderen fehlt es aber auch an den passenden Prozessen oder die bestehenden Prozesse sind sehr zeitaufwändig: Daten werden oft über mehrere Standorte hinweg in Form von Excel-Listen händisch gesammelt und gepflegt. Das ist nicht nur ein extrem hoher Aufwand, sondern auch anfällig für Fehler. Da mit Inkrafttreten der CSR-Berichtspflicht das Thema immer mehr Fahrt aufnimmt, wird es für Unternehmen wichtiger, die Berichte fehlerfrei und effizient zu erstellen. Das können sie nur bewerkstelli­gen, wenn Datenerhebung, Erfassung und Auswertung automatisiert ablaufen oder durch entsprechende IT-Systeme unterstützt werden.

Unternehmen, die mit der Berichterstattung erst beginnen oder ihre bisherige Vorgehensweise verbessern möchten, müssen zunächst ihre Prozesse betrachten und analysieren. Dabei sollten Unternehmen strukturiert vorgehen: Wie soll meine Berichterstattung aussehen und wie sieht sie aktuell aus? Welche Personen sind involviert? Zudem sollten sie identifizieren, welche Kennzahlen für ihr Unter­nehmen wesentlich sind. Hier liefert die CSR-Richtlinie einige Anhaltpunkte über relevante Bereiche. Um aber auf Nummer Sicher zu gehen, sollten sich Unternehmen zusätzlich am Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) oder an der Global Reporting Initiative (GRI) orientieren.

 

Die beiden Standards machen klare Vorgaben, was ein Nachhaltigkeitsbericht enthalten muss. Auch gilt es, einen genaueren Blick auf die Daten zu werfen: Welche benötigten Daten habe ich bereits in meinem System erfasst? Welche davon kann ich nutzen? Welche Daten muss ich noch zusätzlich erheben? Und dann die wichtigste Frage: Kann ich die Berichterstattung mit meiner internen Infra­struktur überhaupt abbilden? Wer die letzte Frage mit „nur teilweise" oder „nein" beantwortet, sollte unbedingt unterstützende Software-Tools implementieren. Diese werden über Schnittstellen an interne Systeme angebunden und unterstützen im gesamten Prozess – von der Datenerhebung, über die Aggregation und Auswertung bis hin zur Berichterstellung. Aber auch Unternehmen, die ihre interne Infrastruktur bereits nutzen, können von den Vorteilen spezieller Lösungen profitieren.

Schon bei der Datenerfassung beschleunigt eine entsprechende IT-Lösung den Prozess, da sie unterschiedliche Daten integrieren kann – beispielsweise automatisiert über Schnittstellen aus dem ERP-System (Enterprise Ressource Planning) oder direkt aus der Aufzeichnung von Sensoren. Dabei spielt das Format keine Rolle, da das System die Daten zusammenführt und aggregiert. So müssen vorhandene und neue Daten nicht mühsam händisch zusammengetragen werden. Auch das manuelle Erheben von verschiedenen Datenlieferanten lässt sich mit modernen Reporting-Lösungen in die Berichtsprozesse einplanen und durchführen. Anschließend findet auch eine automatisierte Qualitätskontrolle der Daten statt, was nicht nur die Fehlerquote senkt, sondern auch viel Zeit spart.

 

Durch die automatische und qualifizierte Zusammenführung aller Informationen wird eine homogene Datenbasis geschaffen, mit der Unternehmen effizient weiterarbeiten können. Auch bei der Verwendung der richtigen Daten für die Berichterstattung kann eine Spezialsoftware unterstützen: inhaltliche, vom DNK oder der GRI vorgegebene Indikatoren sind oft schon als Vorlage in der Software vorhanden, auch rückversichert durch eine Zertifizierung der jeweiligen Standards. So können Unternehmen sicher sein, dass sie ihre Daten so verwenden, wie es die Standards und die CSR-Berichtspflicht verlangen. Das Ergebnis: Berichte sind künftig vollständig und von hoher Qualität. Mit einem entsprechenden System ist es zudem möglich, die Nachhaltigkeitsberichte zielgruppenspezifisch aufzubereiten. So können beispielsweise mit wenigen Klicks ein Bericht für das Management und ein weiterer für den Konsumenten erstellt werden, was wiederum zu einer einfacheren Kommunikation mit allen Stakeholdern beiträgt. Auch die Integration in die Abläufe der Wirtschaftsprüfung durch entsprechende Belege und Dokumentation kann durch moderne Reporting-Lösungen erfolgen.

Das Gesetz verpflichtet derzeit nur große kapitalmarktorientierte Unternehmen, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute sowie Versicherungsunternehmen direkt. Viele Informationen, die für diese betroffenen Unternehmen wesentlich – also berichtsrelevant – sind, entstehen aber in der Lieferkette. Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis auch Lieferanten und Dienstleister im Bericht aufgenommen werden müssen. Damit wären auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von der Berichtspflicht betroffen. Sie stehen dann vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen korrekte Informationen zu liefern oder vollständige Nachhaltigkeitsberichte zu erstellen. Gerade für solche Betriebe ist eine unterstützende IT-Lösung wichtig, oft sind die Kosten für neue Software aber sehr hoch. Auch für sie gibt es am Markt jedoch erschwingliche Lösungen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. Hier gilt es vor allem, einen genauen Blick auf das Lizenzmodell zu werfen.

 

Teuer wird es, wenn Anbieter nach der Anzahl der Nutzer oder benötigten Funktion abrechnen. Für KMUs sind oft Lösungen besser geeignet, die sich bei der Bepreisung am Umsatz des jeweiligen Unternehmens orientieren. Zusätzlich hilft ein objektiver, neutraler Test der jeweiligen Systeme, auch über einen längeren Zeitraum hinweg. So kann man erkennen, ob die gewünschte mit der angebotenen Funktionalität über­einstimmt. Nicht jede Funktion wird wirklich benötigt und nicht jedes Demovideo spielt den betrieblichen Alltag wieder. Das Erstellen eines herstellerneutralen Anforderungskatalogs vor der Sichtung der Software kann dabei ein erster Schritt sein.

Damit können auch kleinere Lieferanten und Dienstleister ihre Berichterstattung durch den Einsatz von unterstützenden IT-Lösungen effizient gestalten und sind dadurch bestens für die CSR-Berichtspflicht gerüstet.