Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Die Eventbranche zeichnet sich durch Schnelllebigkeit bei Veranstaltungen wie Messen, Kongressen, Seminaren oder Tagungen aus und ist verbunden mit einem hohen Aufwand an Materialien, Logistik und Energie. Ein genauer Blick of­fenbart zudem enorme Abfallmengen. Maßnahmen wie Mülltrennung, Wiederverwertung, Recycling oder gar Kreis­laufwirtschaft sind oft nicht vorhanden. Innerhalb weniger Tage oder sogar Stunden landen hochwertige Materialien und Lebensmittel massenhaft im Müll. Abschließend werden diese Veranstaltungen häufig nur oberflächlich zu Marketing­zwecken als „klimaneutral" etikettiert. 

Den Erhebungen des Österreichischen Umweltzeichens zu­folge beträgt die Umweltbelastung bei Kongressen, Tagungen und Messen durchschnittlich pro Eventbesucher:in 3,5 Kilo­gramm Restmüll, 5,5 Kilogramm Altpapier, 100 Liter Abwasser und zirka 200 Kilogramm CO2-Emissionen, bedingt durch die Mobilität. In all diesen Bereichen lassen sich durch gezielte und strategisch durchdachte Maßnahmen signifikant Energie, Abfall, CO2-Emissionen und letztlich auch Kosten einsparen. 

Nachhaltiges Eventmanagement geht über ökologische As­pekte hinaus. Es berücksichtigt nicht nur Umweltauswirkun­gen, sondern ebenso gesellschaftliche Bedürfnisse, und trägt zur wirtschaftlichen Entwicklung bei. Der Prozess beginnt mit einer umfassenden Planung. Dabei werden Umwelt­belastungen sowie finanzielle und soziale Auswirkungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette analysiert und verbessert. Dieser Prozess erstreckt sich über verschiedene Handlungsfelder und bezieht alle relevanten Akteure – von Mitarbeitenden über Zulieferer bis hin zu den Teilnehmen­den – in den Nachhaltigkeitsprozess mit ein. 

Die folgenden Bereiche sind die primären Handlungsfelder für nachhaltige Events:

In den einzelnen Phasen der Organisation eines nachhaltigen Events sind unterschiedliche Aspekte zu beachten: 

Konzeptions- und Planungsphase besonders wichtig 

Die An-und Abreise der Teilnehmenden ist mit 60 Prozent eine Hauptemissionsquelle (vgl. Mobilität bei Veranstaltungen – wie geht das nachhaltig?); zusätzlich belasten Fahrten vor Ort und die Mobilität von Dienstleistern und Lieferanten die Umwelt. Die Wahl eines Veranstaltungsorts sollte daher auf gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Ver­kehrsmitteln ausgerichtet sein, mit dem Prinzip der kurzen Wege oder Fußläufigkeit bei Nutzung mehrerer Gebäude. Die Veranstaltungsplanung sollte sicherstellen, dass der zeitliche Rahmen eine problemlose An-und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln ermöglicht. Zudem kann ein freiwilliges Angebot zur CO2-Kompensation der Reise für die Teilneh­menden in Betracht gezogen werden. Auch mit der Wahl der richtigen Location kann ein Veranstalter zur Schonung von Ressourcen und zur Verbesserung der CO2-Bilanz des anstehenden Events beitragen (vgl. Nachhaltige Locations - Die Zukunft der Veranstaltungsbranche). 

Ein weiteres wichtiges Handlungsfeld ist das Catering (vgl. Was macht nachhaltiges Catering aus?). Bei einer Veranstaltung mit 100 Personen werden am Ende durchschnittlich ca. 40 Kilogramm Speisen vernichtet und damit rund 800 Euro in den Speisereste­behälter geworfen (Quelle: LECA). Nachhaltiges Catering wird dagegen überlegter geplant und realisiert. Bei richtiger Umsetzung ergibt sich ein Einsparpotenzial für die Umwelt und auch bezüglich der Kosten von 15–20 Prozent. Dabei kommt es primär auf die Auswahl der Ausgabeform an, wie die Tabelle zeigt. 

Eine klare Beschilderung unterstützt den Gast dabei, sich nur Speisen auf den Teller zu legen oder legen zu lassen, die er auch isst bzw. essen kann. Auch dadurch reduziert sich das Abfallvolumen. Ein saisonales und regionales Angebot mit Partnern im Umkreis von 150 km stärkt die regionale Wirtschaft. Zudem ist der Transport umweltschonender. Schließlich reduziert auch der Einsatz von Leitungswasser statt Mineralwasser die Umweltbelastung deutlich: Der CO2-Ausstoß, der von einem Liter Mineralwasser in der Glas-oder PET-Flasche über den gesamten Produktlebenszyklus ver­ursacht wird, ist rund 200 bis 400 Mal höher als der eines Liters Leitungswasser. 

Das gängige Catering-Motto lautet oft: Das Essen darf nicht ausgehen. Doch, es darf! Ein Veranstalter, der sich für ein Buffet entscheidet, sollte vermitteln: „Unser Catering ist so geplant, dass alles aufgegessen wird und niemand hung-rig bleibt." Vollständiger Genuss bedeutet, dass es gut ge­schmeckt hat und dass sorgfältig kalkuliert wurde. Wich­tig ist, proaktiv den Dialog mit den Gästen zu suchen. Die Kommunikation muss stets wahrheitsgemäß, fundiert und transparent sein (vgl. Nachhaltige Veranstaltungen glaubwürdig und motivierend kommunizieren). 

Für klimaneutrale Veranstaltungen ist das Grundprinzip „vermeiden – reduzieren – kompensieren" entscheidend. Der Event Carbon Footprint berücksichtigt die Teilnehmen­den-Mobilität, Catering, Übernachtungen, direkten Ener­gieverbrauch, eingesetzte Materialien, Logistik und Pla­nungsaufwand. Partner, Dienstleister und Organisatoren fließen ebenfalls in die Bilanzierung ein. Dass eine reine CO2-Kompensation ohne ökologische Veränderungen in der Eventkonzeption „Greenwashing" wäre, sollte selbstver­ständlich sein. 

Nachhaltige Events verringern nicht nur die Umweltbelas­tungen, sondern sie setzen gesellschaftliche Akzente, schaf­fen öffentliche und mediale Aufmerksamkeit und eröffnen finanzielle Einsparpotenziale. Die Bilanz: Gewinn für Umwelt, Image und Budget. 

Jürgen May & Clemens Arnold sind Geschäftsführer der Beratungsagentur 2bdifferent mit den Schwerpunkten Unternehmensanalyse, Nachhaltigkeitsstrategie und Sustainable Event Management. Als Experten für Nachhaltigkeit in der Event-, Messe-und Meetingbranche beraten sie auf der Grundlage ihrer Qualifikationen gemäß ISO 14001 und EMAS sowie als ausge­bildete interne Auditoren für nachhaltiges Eventmanagement nach ISO 20121 im Event-und Sporteventbusiness tätige Unternehmen und Verbände zur Entwicklung nachhaltiger und klimafreundlicher Strategien.