Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Schlüsselbereiche für nachhaltiges Handeln

Dringend ist eine Änderung des Wirtschaftens hin zu Nachhaltigkeit erforderlich, besonders in der Eventbranche. Ein nachhaltiges Veranstaltungsmanagement berücksichtigt sämtliche ökonomischen, sozialen und ökologischen Kriterien.

Nachhaltiges Catering ergibt bei richtiger Umsetzung ein Einsparpotenzial für die Umwelt und auch bezüglich der Kosten von 15–20 Prozent. Dabei kommt es primär auf die Auswahl der Ausgabeform an. © LEUCA

Die Eventbranche zeichnet sich durch Schnelllebigkeit bei Veranstaltungen wie Messen, Kongressen, Seminaren oder Tagungen aus und ist verbunden mit einem hohen Aufwand an Materialien, Logistik und Energie. Ein genauer Blick offenbart zudem enorme Abfallmengen. Maßnahmen wie Mülltrennung, Wiederverwertung, Recycling oder gar Kreislaufwirtschaft sind oft nicht vorhanden. Innerhalb weniger Tage oder sogar Stunden landen hochwertige Materialien und Lebensmittel massenhaft im Müll. Abschließend werden diese Veranstaltungen häufig nur oberflächlich zu Marketingzwecken als „klimaneutral" etikettiert.

Den Erhebungen des Österreichischen Umweltzeichens zufolge beträgt die Umweltbelastung bei Kongressen, Tagungen und Messen durchschnittlich pro Eventbesucher:in 3,5 Kilogramm Restmüll, 5,5 Kilogramm Altpapier, 100 Liter Abwasser und zirka 200 Kilogramm CO2-Emissionen, bedingt durch die Mobilität. In all diesen Bereichen lassen sich durch gezielte und strategisch durchdachte Maßnahmen signifikant Energie, Abfall, CO2-Emissionen und letztlich auch Kosten einsparen.

"Nachhaltige Events verringern nicht nur die Umweltbelastungen, sondern setzen auch gesellschaftliche Akzente."

Eine Frage der richtigen Planung

Nachhaltiges Eventmanagement geht über ökologische Aspekte hinaus. Es berücksichtigt nicht nur Umweltauswirkungen, sondern ebenso gesellschaftliche Bedürfnisse, und trägt zur wirtschaftlichen Entwicklung bei. Der Prozess beginnt mit einer umfassenden Planung. Dabei werden Umweltbelastungen sowie finanzielle und soziale Auswirkungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette analysiert und verbessert. Dieser Prozess erstreckt sich über verschiedene Handlungsfelder und bezieht alle relevanten Akteure – von Mitarbeitenden über Zulieferer bis hin zu den Teilnehmenden – in den Nachhaltigkeitsprozess mit ein.

Die folgenden Bereiche sind die primären Handlungsfelder für nachhaltige Events:

Teilnehmenden-Management
Mobilität
Veranstaltungsort
Hotellerie
temporäre Bauten und Messestände
Mietmöbel
Veranstaltungstechnik
Beschaffung und Veranstaltungsdienstleistungen
Catering
Abfallmanagement
Umgang mit Wasser
Print
Gastgeschenke und Give-aways
Personaldienstleister
Kommunikation
Inklusion/Barrierefreiheit/soziale Aspekte
CO2-Bilanz (Event Carbon Footprint)

Phasen der Organisation eines nachhaltigen Events

In den einzelnen Phasen der Organisation eines nachhaltigen Events sind unterschiedliche Aspekte zu beachten:

Die Konzeption ist die wichtigste Phase, denn hier entscheidet sich, ob das Thema Nachhaltigkeit konsequent bei der Planung und Umsetzung mitgedacht wird. Inwieweit kann die Veranstaltung unter Nachhaltigkeitskriterien ablaufen?
Bei der Planung der Veranstaltung werden die Eckdaten bestimmt. Hier stellt sich die Frage: Welche Handlungsfelder können wir beeinflussen und welche Relevanz für Umwelt, Gesellschaft und Ökonomie haben sie in Bezug auf unsere Veranstaltung?
Die Durchführungsphase bezieht sich auf den Tag oder die Tage der Veranstaltung und die praktischen Vorbereitungen. Für diese Zeit ist sicherzustellen, dass alle Maßnahmen wie geplant umgesetzt werden. Zudem ist wichtig, die Reaktionen der Teilnehmenden zu beobachten und gegebenenfalls zu erfragen, wie die nachhaltige Veranstaltung angenommen wird.
Nach der Veranstaltung werden alle getroffenen Maßnahmen evaluiert. Haben wir unsere Ziele erreicht? Welche Maßnahmen müssen wir bei der nächsten Veranstaltung im Sinne der Nachhaltigkeit optimieren?

Konzeptions- und Planungsphase besonders wichtig

Die An-und Abreise der Teilnehmenden ist mit 60 Prozent eine Hauptemissionsquelle (vgl. Mobilität bei Veranstaltungen – wie geht das nachhaltig?); zusätzlich belasten Fahrten vor Ort und die Mobilität von Dienstleistern und Lieferanten die Umwelt. Die Wahl eines Veranstaltungsorts sollte daher auf gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln ausgerichtet sein, mit dem Prinzip der kurzen Wege oder Fußläufigkeit bei Nutzung mehrerer Gebäude. Die Veranstaltungsplanung sollte sicherstellen, dass der zeitliche Rahmen eine problemlose An-und Abreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln ermöglicht. Zudem kann ein freiwilliges Angebot zur CO2-Kompensation der Reise für die Teilnehmenden in Betracht gezogen werden. Auch mit der Wahl der richtigen Location kann ein Veranstalter zur Schonung von Ressourcen und zur Verbesserung der CO2-Bilanz des anstehenden Events beitragen (vgl. Nachhaltige Locations - Die Zukunft der Veranstaltungsbranche).

Ein weiteres wichtiges Handlungsfeld ist das Catering (vgl. Was macht nachhaltiges Catering aus?). Bei einer Veranstaltung mit 100 Personen werden am Ende durchschnittlich ca. 40 Kilogramm Speisen vernichtet und damit rund 800 Euro in den Speiserestebehälter geworfen (Quelle: LECA). Nachhaltiges Catering wird dagegen überlegter geplant und realisiert. Bei richtiger Umsetzung ergibt sich ein Einsparpotenzial für die Umwelt und auch bezüglich der Kosten von 15–20 Prozent. Dabei kommt es primär auf die Auswahl der Ausgabeform an, wie die Tabelle zeigt.

Eine klare Beschilderung unterstützt den Gast dabei, sich nur Speisen auf den Teller zu legen oder legen zu lassen, die er auch isst bzw. essen kann. Auch dadurch reduziert sich das Abfallvolumen. Ein saisonales und regionales Angebot mit Partnern im Umkreis von 150 km stärkt die regionale Wirtschaft. Zudem ist der Transport umweltschonender. Schließlich reduziert auch der Einsatz von Leitungswasser statt Mineralwasser die Umweltbelastung deutlich: Der CO2-Ausstoß, der von einem Liter Mineralwasser in der Glas-oder PET-Flasche über den gesamten Produktlebenszyklus verursacht wird, ist rund 200 bis 400 Mal höher als der eines Liters Leitungswasser.

Das gängige Catering-Motto lautet oft: Das Essen darf nicht ausgehen. Doch, es darf! Ein Veranstalter, der sich für ein Buffet entscheidet, sollte vermitteln: „Unser Catering ist so geplant, dass alles aufgegessen wird und niemand hung-rig bleibt." Vollständiger Genuss bedeutet, dass es gut geschmeckt hat und dass sorgfältig kalkuliert wurde. Wichtig ist, proaktiv den Dialog mit den Gästen zu suchen. Die Kommunikation muss stets wahrheitsgemäß, fundiert und transparent sein (vgl. Nachhaltige Veranstaltungen glaubwürdig und motivierend kommunizieren).

Klimaneutral veranstalten – Greenwashing vermeiden

Für klimaneutrale Veranstaltungen ist das Grundprinzip „vermeiden – reduzieren – kompensieren" entscheidend. Der Event Carbon Footprint berücksichtigt die Teilnehmenden-Mobilität, Catering, Übernachtungen, direkten Energieverbrauch, eingesetzte Materialien, Logistik und Planungsaufwand. Partner, Dienstleister und Organisatoren fließen ebenfalls in die Bilanzierung ein. Dass eine reine CO2-Kompensation ohne ökologische Veränderungen in der Eventkonzeption „Greenwashing" wäre, sollte selbstverständlich sein.

Fazit

Nachhaltige Events verringern nicht nur die Umweltbelastungen, sondern sie setzen gesellschaftliche Akzente, schaffen öffentliche und mediale Aufmerksamkeit und eröffnen finanzielle Einsparpotenziale. Die Bilanz: Gewinn für Umwelt, Image und Budget.

Jürgen May & Clemens Arnold sind Geschäftsführer der Beratungsagentur 2bdifferent mit den Schwerpunkten Unternehmensanalyse, Nachhaltigkeitsstrategie und Sustainable Event Management. Als Experten für Nachhaltigkeit in der Event-, Messe-und Meetingbranche beraten sie auf der Grundlage ihrer Qualifikationen gemäß ISO 14001 und EMAS sowie als ausgebildete interne Auditoren für nachhaltiges Eventmanagement nach ISO 20121 im Event-und Sporteventbusiness tätige Unternehmen und Verbände zur Entwicklung nachhaltiger und klimafreundlicher Strategien.

Quelle: BAUM e.V. - Netzwerk für nachhaltiges Wirtschaften

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