Flexible Zeiterfassung im digitalen Zeitalter

Die Arbeitswelt ist in einem stetigen Umbruch, insbesondere die Digitalisierung stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Was trotz aller Veränderungen gleich bleibt, ist die Vergütung, welche Mitarbeiter für ihre Arbeitszeit und Leistung erhalten. Die Arbeitszeit ist vertraglich mit dem Arbeitgeber festgelegt und muss den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) entsprechen. Was gilt es in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen?

Die Arbeitszeiterfassung dient als ein Kontrollinstrument für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Mit dem Arbeitsvertrag verpflichtet sich der Arbeitnehmer, die jeweils festgelegte Arbeitszeit abzuleisten, zu Mehrarbeit ist er nicht verpflichtet. Der Arbeitgeber hingegen will, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit auch tatsächlich leisten. Nicht zuletzt ist die geleistete Arbeitszeit auch Grundlage für die Lohnabrechnung. Mit dem ArbZG verfolgt der Gesetzgeber zwei Ziele:

• Arbeitnehmer sollen vor Willkür und Ausbeutung seitens des Arbeitgebers geschützt werden
• Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten sollen verbessert werden

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Ziel ist es stets, die Zeit so genau wie möglich festzuhalten. Auch Nachweise über Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit müssen gemäß ArbZG geführt werden. Für welche Form an sich diesbezüglich entscheidet ist prinzipiell nicht gesetzlich geregelt, allerdings gibt es einige Vorgaben des Europäischen Gerichtshofes (EuGH).

Mit einem Urteil vom 14. Mai 2019 hat der EuGH entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung in sämtlichen Mitgliedsstaaten der EU durch ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zu erfolgen hat. Arbeitgeber in der EU sind dazu verpflichtet, entsprechende Systeme zur Arbeitszeiterfassung einrichten. So soll gewährleistet werden, dass die Zahl der geleisteten Überstunden sowie die tatsächliche Verteilung und die Zahl der Überstunden verlässlich und objektiv ermittelt werden können.

Wie die Zeiterfassungssysteme allerdings konkret ausgestaltet sein müssen, bleibt offen. Somit bleibt es Arbeitgebern weiterhin selbst überlassen, sich für ein Zeiterfassungssystem zu entscheiden.

Es gibt Zeiterfassungslösungen in zahlreichen Varianten, einige lassen sich branchenübergreifend nutzen, andere sind speziell für bestimmte Branchen ausgelegt. Nicht erst seit den Maßnahmen der Corona-Politik hat sich ein allgemeiner Trend zu mehr Home-Office abgezeichnet. Bei der Arbeit von zu Hause aus gelten selbstverständlich dieselben Regeln zur Arbeitszeiterfassung wie bei der betrieblichen Arbeit. Webbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeits- und Leistungserfassung unkompliziert zu tätigen.

Eine webbasierte Lösung für die Mitarbeiter Zeiterfassung ermöglicht es sämtlichen Mitarbeitern, per Smartphone, Tablet oder PC von jedem Ort aus auf das System zuzugreifen. Die erfassten Daten werden automatisch synchronisiert und lassen sich vom Arbeitgeber jederzeit einsehen. Eine solche Lösung entspricht den Anforderungen des EuGH in Bezug auf die Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit. Manche dieser webbasierten Zeiterfassungssysteme bieten darüber hinaus auch nützliche Zusatzfunktionen wie GPS-Standorterfassung oder Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen.

Auch in digitalen Zeiten kommen Unternehmen nicht um Arbeitszeiterfassung herum, webbasierte Lösungen bieten hier volle Flexibilität. Man kann erwarten, dass sich die konkreten Anforderungen an entsprechende Lösungen in den kommenden Jahren präzisieren werden, wenn die Vorgaben des EuGH in nationales Recht umgesetzt, bzw. konkrete Handlungsverpflichtungen für Arbeitgeber ausgesprochen werden.