„Ich freu mich auf‘s Büro“

Was seit einigen Jahren in dem einen oder anderen Unternehmen passiert, kommt dagegen einer Revolution gleich – auch bei der Commerzbank. Diese hat mittlerweile mehrere große Verwaltungsstandorte und auch einen Vertriebsstandort umgebaut: Jeder Mitarbeitende kann dort jeden Arbeitsplatz im Gebäude nutzen, so lautet die einfache Regel. Aus Gründen der Zuordnung zu einer Einheit gibt es allerdings bestimmte Flächenbereiche, die der Einzelne priorisiert nutzen soll, seine sogenannte Nachbarschaft.

 

Der Arbeitsplatz ist auch nicht mehr unbedingt ein Tisch und ein Stuhl – das kann zwar so sein, es gibt aber auch viel spannendere Arbeitsorte wie Lounges, Hochtische und Boards – viele davon als Segmente eines großen Raums eingerichtet. Jedes dieser sogenannten Raummodule hat eine spezielle Eignung: Ein Think Tank bietet sich an für konzentrierte Einzelarbeit oder für den schnellen Austausch, die Bench – ein Hochtisch – zum gemeinsamen Arbeiten mit Laptop im Sitzen oder Stehen, die Lounge für Diskussionen bei einer Tasse Kaffee im Sitzen – auch mit Kunden oder Geschäftspartnern. Damit ist der Arbeitsplatz so flexibel, wie die Mitarbeitenden ihn nutzen.

 

Die Commerzbank hat zudem eine Quote definiert, wie viele Menschen sich in ihrem smarten Arbeitsplatzkonzept einen Arbeitsplatz teilen. Das Verhältnis reicht bis 10:7. Das bedeutet, zehn Menschen teilen sich sieben Arbeitsmöglichkeiten. Die Erfahrung zeigt, dass das gut funktioniert. Für das Unternehmen entsteht so ein Effizienzvorteil, denn durch Termine beim Kunden, Qualifizierung, Urlaub, Krankentage oder andere Abwesenheiten waren früher Büros manchmal tagelang leer. So etwas kostet Geld, viel Geld, wenn man sich die steigenden Quadratmeterpreise der Immobilien in den großen Städten, aber auch zunehmend überall anschaut. Zudem wird Energie verschleudert, denn Heizung sowie Lüftung und Beleuchtung laufen auch in halb leeren Büros meist durch.

 

Mit der Umsetzung eines solchen Konzepts als neuer Bürostandard steht die Commerzbank nicht alleine da: Immer mehr etablierte Firmen – vom Konzern bis zum Mittelständler – bauen ihre Verwaltungen um. Die Einführung neuer agiler, zumindest aber kollaborativer[2] Arbeitsformen ist unaufhaltsam auf dem Vormarsch. Es gilt, Wissen und Informationen zu teilen, schnell zu kommunizieren und Entscheidungen zügig und transparent zu treffen. Kundenwünsche sollen direkt in die Produktentwicklung einfließen und das Ergebnis soll wiederum dem Kunden vorgestellt werden, um dann mit ihm in die nächste Iterationsschleife zu gehen. Teams bestehen in einer solchen Organisationsform aus Experten unterschiedlicher Disziplinen, die räumlich eng zusammensitzen, ständig intensiv miteinander kommunizieren und dabei ihre Themen und Tasks an Boards visualisieren. Büros mit festen Wänden würden diesem Informationsfluss im Wege stehen und ihn massiv behindern. Es liegt also auf der Hand, die begrenzenden Strukturen einzureißen und so im Raum und auch im Kopf Platz für das neue Arbeiten zu machen. Hinzu kommt, dass die wenigen Millennials, die jetzt auf den Arbeitsmarkt kommen, heiß begehrt sind und für sie Communities zum Alltag gehören – die wollen sie auch am Arbeitsplatz erleben – vernetzt, visibel, informiert.

 

So einfach es sich anhört – die Vorbereitung auf ein solches Arbeitsplatzkonzept verlangt einen guten Change- und Kommunikationsprozess. Widerstände sind aufzubrechen. Für manche Mitarbeitenden ist es zunächst schlicht nicht vorstellbar, keinen eigenen Schreibtisch mehr zu haben; auch persönliche Dekoartikel passen nicht mehr ins neue Konzept. Der Tisch soll bei Abwesenheit sauber und leer sein, so dass ein Kollege ihn nutzen kann. Eine intensive Vorbereitung ist daher im Vorfeld nötig.

 

Noch schwieriger ist es für Führungskräfte, für die das Einzelbüro noch ein Beleg für eine erfolgreich verlaufende Karriere ist. Hier kommt das neue Arbeitsplatzkonzept einer Revolution gleich. Abends nach dem ersten Informationsgespräch zur Einführung von New Work nach Hause zu fahren und dort zu erzählen, dass man künftig weder ein Büro noch einen eigenen Schreibtisch mehr hat – das ist für viele Manager keine leichte Kost. Doch die Zeiten ändern sich. Immer mehr Führungskräfte haben verstanden, dass die Kultur sich weltweit verändert und unterstützen das Konzept. Viele werden in der Einführungsphase des Konzepts sogar zu begeisterten Multiplikatoren und Vorbildern. „Wenn ich das gut finde und meine Mitarbeiter davon überzeugen möchte, dann muss ich das doch selbst auch leben", lautet die einfache Botschaft. Und die Effekte, die sich ergeben, wenn der Chef einfach mal nebenan sitzt, sind beachtlich: Es entsteht ein starkes Teamgefühl; außerdem bekommt man gegenseitig mit, welche Themen gerade aktuell sind, und das schafft echte und gelebte Transparenz. Die direkte, schnelle Kommunikation ist möglich. Vorteile, von denen Mitarbeitende, Führungskräfte und damit auch das Unternehmen profitieren: Der Slogan „Ich freu mich auf‘s Büro!" ist also aktueller als je zuvor.