Zettelchaos vermeiden ist einfach

Papier kostet Geld, zerstört Bäume und benötigt viel Platz - obwohl bereits 1975 das papierlose Büro entwickelt wurde, ist der Papierverbrauch in so einigen Unternehmen nach wie vor ziemlich hoch. Einige Bürokaufleute verzichten weiterhin auf das papierlose Büro, weil es ihnen zu mühevoll erscheint, andere mögen es, Notizen auf Papier zu machen oder dieses zu zerknüllen. Dahinter steckt wohlbemerkt ein psychologischer Faktor. Gewisse Aktivitäten fördern die Konzentration. Einer geht raus zum Rauchen, der andere schreddert seine Akten. Nichts desto trotz ist Papierverschwendung kein Segen für die Umwelt. Ein weiterer Grund der vielen Probleme bereitet, ist die Umstellung selbst. Einmal ordentlich aufräumen kostet Zeit und Geld für das ganze Unternehmen. Davor sollte sich jedoch niemand scheuen, weil sich der Unternehmer auf Dauer einiges an Ressourcen erspart.

Wer auf ein papierloses Büro umsteigt, fängt am besten klein an. Zuerst wird eine Bestandsaufnahme der Akten gemacht, um zu erkennen, welche Dokumente digitalisiert werden und welche wegkommen. Dieser Schritt ist wichtig, weil hier bereits Ballast von Bord geworfen wird. Danach werden die Dokumente entweder selbst oder per Dienstleister eingescannt. Ein Scanner mit OCR Funktion ist hier zu bevorzugen, weil solche, die Texte nicht nur einscannen, sondern komplett durchsuch- und bearbeitbar machen. Werden einzelne Textpassagen benötigt, lassen sich diese ohne Probleme durchsuchen.

 

Nach der Bestandsaufnahme stellt sich vor allem die Frage, wo jene Akten abgespeichert werden, die vertraulich sind, beispielsweise die Personalunterlagen. Manch einer würde diese einfach einscannen und auf dem Computer abspeichern. Dies wäre nicht zu empfehlen, weil Hacker in solch einem Fall an jegliche Akten ohne Probleme rankommen würden. Unternehmer müssen dafür Sorge tragen, dass die Daten ihrer Mitarbeiter optimal geschützt sind, vor allem in der elektronischen Version. Es gibt beispielsweise die Firma Paperless Solutions, die tolle Software Lösungen für diesen Zweck anbieten, um ein papierloses Büro mit optimalem Überblick zu starten. Im Bereich der Personalunterlagen besteht nicht nur die Möglichkeit, Arbeitsverträge abzuspeichern, ferner lassen sich Krankmeldungen verwalten, Reisekostenabrechnungen, Weiterbildungsplanung, Zeitmanagement und einiges mehr. Alles läuft elektronisch direkt über die Software ab. Diese entspricht ferner den Datenschutzrichtlinien und hilft bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen. Der Installationsaufwand ist gering und auf Wunsch lassen sich die Komponenten auch mit Microsoft Office integrieren. Beispiel: Wird ein neuer Mitarbeiter aufgenommen, erhält dieser eine digitale Personalakte. Ab dem ersten Arbeitstag werden in dieser Akte jegliche Dokumente, Krankmeldungen und andere Informationen gespeichert. Mitarbeiter A schiebt einen Fehler beispielsweise auf Mitarbeiter B. Doch dieser war zur besagten Zeit im Krankenstand. Ein Klick in die Software genügt, um heraus zu finden, in welchem Zeitraum der Mitarbeiter nicht im Büro war. Bei großen Firmen war dies zwar immer schon über die elektronische Zeiterfassung möglich, doch bei kleinen Betrieben ist dies eher selten der Fall. Die Zeiterfassung wird dort nach wie vor häufig am Papier durchgeführt, was am Ende zu einem Papierchaos führt. Mit einem Programm, das alles abspeichert, lösen sich solche Missverständnisse ohne Zeitverlust.

Ein Papierloses Büro bedeutet, dass kaum noch Dokumente in Papierform vorhanden sind. Die rechtlichen Bestimmungen müssen dennoch eingehalten werden, bei manchen Unterlagen ist eine digitale Version nicht zulässig. Jegliche Unterlagen die nicht in Papierform archiviert werden müssen, können nach der digitalisieren entsorgt werden. Das spart jede Menge Platz und Zeit. Statt hoher Lagerkosten wäre es sinnvoller das Gehalt der Mitarbeiter zu erhöhen oder das ersparte Geld in andere Investitionen zu stecken. Ein Papierarchiv ist im papierlosen Büro nur Ballast, der die kreative Ader blockiert. Minimalistisch im Büro arbeiten, bringt die gleichen Vorteile wie im privaten Leben. Alles fließt besser und jeder kann sich auf das Wesentliche konzentrieren. - und es ist nachhaltig.