Should I stay or should I go?

Weniger Emissionen, mehr Verantwortung: der Klimacheck für Geschäftsreisen

Wer Geschäftsreisen klimafreundlich gestalten will, braucht mehr als gute Absichten und werbewirksame Behauptungen: Es braucht belastbare Daten, klare Ziele und ein strategisches Vorgehen. Wie Unternehmen CO2-Emissionen erfassen, analysieren und wirklich reduzieren – und welche Tools, Standards und Best Practices dabei helfen.

Annahmen: 6.320 km gesamt, 2 Nächte im Hotel, einfache Strecke Quelle: eigene Berechnung

Nur was du misst, kannst du managen – und nur was du managst, kannst du verbessern" ist ein bekannter Leitsatz, der auch auf Emissionen der geschäftlichen Mobilität zutrifft. Messen und berichten ist die eine Sache und Grundlage für den weitaus wichtigeren Schritt: nämlich Emissionsziele zu erreichen und dabei die Unternehmensmobilität attraktiv zu gestalten. Um den Start zu erleichtern und Travel- und Mobilitätsmanager bei der Erhebung der Emissionsdaten zu unterstützen, hat der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) eine Arbeitsvorlage erarbeitet, die von der Datenerfassung bis zur Auditierung Unterstützung leistet.

Wie erfasse und messe ich die Emissionen aus Geschäftsreisen?

Die Daten zur Berechnung von CO2-Emissionen für Geschäftsreisen sollten systematisch erfasst und gemäß internationalen Methoden berechnet werden. Je nach Unternehmensgröße, vorhandener IT-Infrastruktur und regulatorischen Anforderungen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Daten können zum einen aus zentralen Buchungs- und Abrechnungssystemen stammen mit der Option, Reiseinformationen direkt auszuwerten, enthalten sind oft Flug- und Bahnbuchungen, Mietwagen und Hotels.

Reisebüros bzw. Travel Management Companies (TMC) sind hierbei wichtige Partner, um auch Offline-Buchungen zu berücksichtigen. Zum anderen dienen Spesen- und Reisekostenabrechnungen als Datenquelle. Falls kein zentrales Buchungssystem existiert, können Kreditkartenabrechnungen oder Belege genutzt werden.

Die Berechnung des CO2-Fußabdrucks für Geschäftsreisen kann dann mit den ermittelten Rohdaten entweder intern über die eigene CSR/ESG-Abteilung über Softwarelösungen berechnet werden – oder extern mit einem darauf spezialisierten Dienstleister, der flexible Kalkulationsmethoden für die Ermittlung des CO2-Ausstoßes von Geschäftsreisen anbietet, wie zum Beispiel Squake, atmosfair, myclimate oder climatepartner. Für die Emissionsberechnung von Geschäftsreisen stehen verschiedene Methoden zur Verfügung (siehe Kasten unten).

Wie erstelle ich einen auditfähigen CSRD-Bericht?

CSRD-Berichte unterliegen klaren Anforderungen und müssen transparente, präzise und nachvollziehbare Daten enthalten. Hier ein Beispiel für die Struktur eines auditfähigen Berichts:

1. Allgemeine Angaben

Berichtsjahr, Geltungsbereich, Datenquellen
Definition der erfassten Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Auto, Hotel)

2. Methode der Emissionserfassung

Beschriebene Standards (GHG Protocol, DEFRA, ICAO, TIM)
Berechnungsgrundlage und Datenquellen (Buchungssysteme, Spesen- oder Kreditkartenabrechnungen)

3. Ergebnisse (CO2-Emissionen nach Kategorie)

Flugreisen: Anzahl Flüge, Distanz, Klasse, CO2-Emissionen
Bahnreisen: Distanz, CO2-Werte basierend auf Energieverbrauch, Klasse
Mietwagen/Dienstwagen: Kraftstoffverbrauch, CO2-Emissionen nach Fahrzeugtyp, PKW-Typ-Schlüssel, gefahrene km, Motorisierung
Hotelübernachtungen: Anzahl, Ort, CO2-Wert pro Übernachtung

4. Maßnahmen zur Reduktion

Änderung des Reiseverhaltens: „Should I stay or should I go?" Anzeige des CO2-Verbrauchs bei der Reiseplanung
Aufzeigen von CO2-reduzierten Alternativen während der Planung
CO2-Budget / Anzeigen der Werte: Vergleich zum Vorjahrsmonat, intern gesetzte CO2-Reduktionsziele (z.B. 20 Prozent weniger Flugreisen)
Total Cost of Ownership – Gesamtkosten der Reise inkl. Kosten für CO2-Kompensation oder Einsparmaßnahmen

5. Datenqualität und Auditierung

Beschreibung der Qualitätssicherung (internes Monitoring, externe Verifizierung)
Eventuelle Abweichungen oder Unsicherheiten dokumentieren

Um die Auditfähigkeit zu gewährleisten, sollten Unternehmen einige zentrale Best Practices beachten: Die Emissionsdaten sollten möglichst automatisiert erfasst werden – etwa durch spezialisierte Reisebuchungssoftware oder ESG-Tools zur CO2-Analyse. Die Berechnungsmethoden müssen nachvollziehbar und transparent sein: Idealerweise werden Werte netto ermittelt (z.B. Flugkilometer, Fluggerät und Flugklasse) und nach anerkannten Standards berechnet. Zudem ist eine transparente Beschreibung der Prozesse notwendig, unterstützt durch eine detaillierte Dokumentation.

Alle verwendeten Daten sollten mindestens drei bis fünf Jahre lang abrufbar sein, um eine nachträgliche Prüfung zu ermöglichen. Die Qualität der Daten lässt sich durch regelmäßige Stichproben und Plausibilitätsprüfungen sicherstellen. Darüber hinaus kann eine externe Verifizierung durch Prüfgesellschaften sinnvoll sein, um Nachhaltigkeitsberichte zu auditieren und gegebenenfalls zu verbessern.

Wie steuere ich strategisch die CO2-Reduktion bei Geschäftsreisen?

Die zentrale Frage lautet nun: Erfülle ich lediglich die Berichterstattung – oder will ich Emissionen aktiv steuern? Für grobe Übersichten reichen oft Buchungsdaten und Hochrechnungen. Doch nachhaltiges CO2-Management braucht präzise, vollständige Daten. Nur so lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten und realistische Ziele kontrollierbar machen. Transparenz ist der Anfang – Steuerung beginnt mit Präzision.

Die Steuerung von Emissionen aus Geschäftsreisen beginnt nicht erst am Flughafen – sie beginnt mit der Entscheidung davor: Mit der Frage „Should I stay or should I go?" steht an erster Stelle das Prinzip der Vermeidung. Im Rahmen des vom VDR entwickelten „8-Schritte Modells zur klimaschonenden Geschäftsreise" wird genau dieser Gedanke in ein praktikables Steuerungsmodell überführt: Bereits am Point of Sale, der Buchung, werden CO2-Werte angezeigt, um Transparenz zu schaffen und somit eine bewusstere Reiseentscheidung zu fördern.

Darüber hinaus ermöglicht die Integration von CO2-Daten in die Abrechnungssysteme, Emissionen detailliert zu erfassen und auszuwerten. Für Unternehmen mit ambitionierten Nachhaltigkeitszielen bietet sich die Möglichkeit, CO2-Obergrenzen oder -Budgets zu definieren. Die Fortschritte in der Zielerreichung lassen sich durch monatliches Reporting nachvollziehen.

Auch wenn die Omnibus-Initiative aktuell weit weniger Unternehmen verpflichtet, CSRD-Berichte vorzulegen, als ursprünglich vorgesehen, bleibt das Thema relevant. Denn Kreditgeber, Investoren und Stakeholder stellen hohe Transparenzanforderungen. Unternehmen, die Nachhaltigkeit strategisch angehen, können sich einen Wettbewerbsvorteil sichern und langfristig von effizientem CO2-Management profitieren.

So wird aus dem reinen Berichtswesen ein wirkungsvolles Steuerungselement und aus Emissionstransparenz echte Emissionsvermeidung.

Über den VDR

Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) ist ein Netzwerk für geschäftliches Mobilitätsmanagement mit über 600 Mitgliedsunternehmen aus verschiedenen Bereichen der deutschen Wirtschaft. Gemeinsam mit Mitgliedern und Partnern beschäftigt sich der Verband mit Fragen rund um nachhaltige, zuverlässige und sichere Geschäftsreisen. Im Austausch mit Wirtschaft und Politik bringt der VDR die Perspektiven seiner Mitglieder ein und setzt sich für angemessene Rahmenbedingungen im Bereich der geschäftlichen Mobilität ein. Seit mehr als 50 Jahren begleitet der Verband Unternehmen, Organisationen und Mobilitätsanbieter in diesem Themenfeld.

Sandra Jahn ist seit 2008 in verschiedenen Positionen beim Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) tätig; aktuell ist sie für die Vernetzung der Themen innerhalb- und außerhalb des VDR e.V. verantwortlich.

Berechnungsstandards im Überblick

Greenhouse Gas Protocol (GHG Protocol): Unterscheidung nach Scope 1, 2 und 3 (Geschäftsreisen sind Teil von Scope 3)
DEFRA/BEIS-Emission Factors (UK-Standard): Jährlich aktualisiert mit spezifischen Faktoren für verschiedene Verkehrsmittel
ICAO Carbon Emission Calculator (International Civil Aviation Organization): Berechnet Emissionen basierend auf Flugdistanz, Flugzeugtyp und Sitzklasse
DIN EN 16258 (EU-Norm für Transportemissionen): Standardisierte Methodik für Verkehrsträger und deren Energieverbrauch
Travel Impact Model (TIM): Berechnet die Lebenszyklusemissionen von Kerosin, indem es dessen gesamte Ökobilanz schätzt. TIM wird von Google gemeinsam mit Wissenschaftlern, Forschern und Branchenexperten weiterentwickelt

Dieser Artikel ist in forum 04/2025 - Zukunft gestalten erschienen.