Das richtige CSRD-Tool finden für Doppelte Wesentlichkeit & ESRS
Ein Leitfaden für die individuellen Anforderungen von Unternehmen
Noch hängt die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) zur endgültigen Verabschiedung in Brüssel fest. Doch wer sie freiwillig oder verpflichtend vornehmen möchte, wird die Doppelte Wesentlichkeitsanalyse (DWA), Datenbeschaffung und Berichterstattung nicht mit Excel-Tabellen und manuellen Prozessen meistern können. Ein Software-Tool muss her. Nur: Stand heute gibt es weit über 100 CSRD-Lösungsanbieter. Welchen sollte man nun wählen?
Die Auswahl des richtigen Tools hängt von sehr individuellen Anforderungen ab. Frank Siebke, bei der Nachhaltigkeits-Plattform ESGready.de für die Anfragen mittelständischer Unternehmen nach Berichts-Software zuständig, kennt viele der Tools am Markt – und ihre jeweilige Eignung für unterschiedliche Branchen, Sektoren, Unternehmensgrößen und -strukturen. Von kostenlos bis zu jährlich hohen fünfstelligen Lizenzgebühren ist alles dabei. „Auswahl und Kosten", erklärt er, „hängen nicht zuletzt von der Anzahl der Standorte im In- und Ausland ab, vom Funktionsumfang, Automatisierungsgrad oder der Integration weiterer regulatorischer Anforderungen wie EU-Taxonomie, CBAM, LkSG, CSDDD, EUDR, etc." Auch die Benutzerfreundlichkeit ist ausschlaggebend, schließlich müssen viele Fachbereiche mit dem gewählten Tool arbeiten, das wiederum kompatibel sein sollte mit bestehenden Systemen. Siebke nennt als Beispiel Schnittstellen zu den Energiesystemen von Siemens. Auch eine EcoVadis-Tauglichkeit kann eine Rolle spielen, genauso die Möglichkeit, KPIs für ein eigenes ESG-Controlling zu bilden oder finanzielle Folgeabschätzungen zu integrieren.
Es ist also beliebig komplex, welche Kriterien herangezogen werden – und letztlich vom potenziell erwarteten Nutzen abhängig.
Alle Fachbereiche involvieren
In 4 Schritten und 6-8 Wochen zur passenden CSRD-Software*:Schritt 1: Anforderungsmanagement – Funktionsumfänge der Software definieren
Schritt 2: Longlist – Auswahl aller in Frage kommenden Anbieter
Schritt 3: Shortlist – auf die relevantesten Anbieter verdichten
Schritt 4: Pitch – Einblick in die Praxis
*Die Vorgehensweise lässt sich verschlanken oder ausbauen. Von Vorteil ist, wenn branchentypische Anforderungen bekannt sind. |
Die strategische Entscheidung zur Wahl des richtigen Software-Tools startet bei ESGready mit dem Anforderungsmanagement und der Integration der verschiedenen Fachbereiche. „Der Einkauf hat andere Interessen als die IT-Abteilung", weiß Frank Siebke aus vielen Meetings. Der IT ist wichtig, dass es keine Konflikte mit bestehenden Systemen gibt oder innerhalb der eigenen Firewall kein weiteres System aufgebaut wird. Weil das teuer und aufwendig wäre. ESG-Verantwortliche im Unternehmen fordern eine möglichst funktionale Lösung mit hohem Automatisierungsgrad – das wiederum treibt den Preis, spart aber später viele manuelle Prozesse. Und am Ende schaut der Einkauf auf die Kosten. Dieser Findungsprozess ist entscheidend: „Die individuellen Ansprüche aller internen Stakeholder müssen ganz am Anfang aufgenommen werden, auch wenn sie sich in den Folgejahren noch verändern können. Es muss auch mitgedacht werden, falls im ersten Jahr bestimmte Datenpunkte noch nicht berichtspflichtig sind, im zweiten Jahr jedoch schon.
Wenn alle Anforderungen auf dem Tisch liegen – das können 100 und mehr sein! –, geht es an die Bewertung und Priorisierung. Welche sind relevant? Welche nachranging? Welche müssen geschärft werden? Ist dieser Schritt vollbracht, erfolgt die Erstellung einer Longlist möglicher Anbieter.
Die Longlist: Effiziente Herangehensweise
An diesem Punkt ist Expertise über in Frage kommende Anbieter gefragt – anderenfalls ginge viel Zeit ins Land, um eine erste Auswahlliste zu generieren. Schließlich fließen auch Kombinationsmöglichkeiten aus verschiedenen Lösungen ein: beispielsweise eine ESRS-Berichtssoftware ergänzt um ein CO2-Bilanzierungs-Tool. Hier macht sich Erfahrung bezahlt: Zu wissen, welche Features ein Tool liefert und welchen Nutzen ein anderes abdeckt – und dabei auf erfahrene Dienstleister zugreifen zu können – ist Gold wert. Richtig komplex wird es bei der CO2-Bilanzierung von Scope 3.1 (Einkauf von Waren und Dienstleistungen). Denn es ist für den späteren jährlichen Aufwand im Unternehmen entscheidend, ob eine Software viele tausende zugekaufte Produkte aus dem ERP automatisiert mit dem richtigen Emissionsfaktor verknüpft, oder eben nicht. Ohne diese Funktion müssten diese Waren und Dienstleistungen manuell einer großen Auswahl von Emissionsfaktoren zugeordnet werden. Damit wären Fachabteilungen wochenlang beschäftigt!
Bei all dem sollte die Sicht des Wirtschaftsprüfers berücksichtigt werden: „Wie gut passen die Emissionsfaktoren der verschiedenen Software-Tools und wie ist das bei einer manuellen Zuordnung?" Bei der Apfelverarbeitung eines Lebensmittelherstellers unterscheidet der Emissionsfaktor ‚Apfel’ zwischen regionalem Bio-Anbau und Import aus Chile – mit erheblichen Unterschieden. Gleiches gilt für Schrauben oder Elektronikkomponenten. „Eine gute Software verwendet bei der Auswahl eines Emissionsfaktors ein Scoring, das der Wirtschaftsprüfer einsehen kann. Bei einer manuellen Zuordnung muss dies der Anwender selbst dokumentieren."
Überlegungen, Recherchen und Erfahrungswerte wie diese führen zur Longlist aller in Frage kommenden Anbieter.
Shortlist & Pitch: Analysieren, verdichten, entscheiden
Nun heißt es, die Produktinformationen der Hersteller im Detail zu analysieren und mit den Anforderungen abzugleichen. „In diesen Prozess beziehen wir die Anbieter bei Bedarf mit ein", sagt Frank Siebke. Das kann durch Zusendung eines konkreten Fragenkatalogs erfolgen. Das Ziel ist ein bestmöglicher Match – und das Aussortieren von Tools, die vorher definierte Schwellwerte nicht erfüllen.
Am Ende dieses meist nur einwöchigen Zeitraums steht die Entscheidung kurz bevor. Es folgt die Präsentations- und Demo-Phase, bei der konkrete Anwendungsfälle und Live-Demonstrationen zeigen, inwiefern eine Lösung die Anforderungen erfüllt. Beim Pitch offenbart sich in der Regel das Vertrauen in einen Anbieter. Frank Siebke betont, wie wichtig das ist: „Ein Unternehmen muss sich mit der Software und dem dahinterstehenden Anbieter wohlfühlen. Deshalb klären wir in dieser Phase zusätzlichen Support und individuelle Anpassungen ab. Oder welche Entwicklungs-Timeline das Unternehmen hat." Die umfassende Begleitung bis zum Schluss und Erstellung einer Entscheidungsvorlage versetzen das Entscheider-Gremium schließlich in die Lage, eine Auswahl bezüglich der richtigen CSRD-Software zu treffen.
Hier finden Sie weitere Informationen zu ESGready.
Frank Siebke ist Mitgründer der Nachhaltigkeits-Plattform ESGready.de, die ESG-Experten, Lösungen und berichtspflichtige Unternehmen zusammenbringt.
Angelika Mühleck widmet sich u.a. als freie Journalistin seit vielen Jahren den Themen Nachhaltigkeit und IT. Gemeinsam mit Frank Siebke hat sie ESGready.de ins Leben gerufen.
Angelika Mühleck widmet sich u.a. als freie Journalistin seit vielen Jahren den Themen Nachhaltigkeit und IT. Gemeinsam mit Frank Siebke hat sie ESGready.de ins Leben gerufen.
Kontakt: ESGready, Angelika Mühleck | hello@purecontent.de | www.esgready.de
Wirtschaft | CSR & Strategie, 27.01.2025
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