Modernes Projektmanagement

Die grundlegenden Konzepte des Projektmanagements gehen auf das frühe 20. Jahrhundert zurück. 

Eine der ersten formalisierten Projektmanagementmethoden wurde von dem amerikanischen Ingenieur Henry Gantt entwickelt. Gantt-Diagramme wurden zur Visualisierung von Projektplänen und zur Verfolgung des Fortschritts verwendet. Diese Diagramme wurden in den 1950er-Jahren populär, aber erst in den 1970er-Jahren fanden moderne Projektmanagementmethoden breite Anwendung. 

Was hat sich seitdem verändert und wie können Sie heute Projekte besser managen?

Seit den ersten Formalisierungen hat sich das Projektmanagement beträchtlich weiterentwickelt, und es wurde eine Vielzahl unterschiedlicher Ansätze und Instrumente entwickelt. Eine der derzeit beliebtesten Methoden ist das agile Projektmanagement, das sich auf die iterative Entwicklung und Durchführung konzentriert. Dieser Ansatz hat sich als besonders effektiv für Softwareentwicklungsprojekte erwiesen.

Andere beliebte Projektmanagementmethoden sind Scrum und Waterfall, die beide in einer Vielzahl von Branchen weitverbreitet sind. Unabhängig davon, welcher Ansatz verwendet wird, ist das Ziel des Projektmanagements immer dasselbe: sicherzustellen, dass die Projekte rechtzeitig, innerhalb des Budgets und nach den erforderlichen Standards abgeschlossen werden.

Projektmanagement ist ein komplexer Prozess, der eine breite Palette von Aktivitäten umfasst, von der Festlegung von Zielen und Meilensteinen bis hin zur Überwachung des Fortschritts und das Risikomanagement. Ein effektiver Projektmanager muss in der Lage sein, mit all diesen verschiedenen Aufgaben zu jonglieren und dafür zu sorgen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Das „Magische Dreieck" ist ein bekanntes Konzept des Projektmanagements. Es besagt, dass es drei Hauptfaktoren gibt, die bei der Verwaltung eines Projekts berücksichtigt werden müssen: Zeit, Budget und Qualität. Alle drei Faktoren sind miteinander verknüpft und müssen in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen, wenn das Projekt erfolgreich sein soll.

Wenn ein Faktor Vorrang vor den anderen hat, kann sich dies negativ auf das gesamte Projekt auswirken. Wenn etwa der Zeit Vorrang eingeräumt wird, kann das Budget darunter leiden. Dies liegt daran, dass möglicherweise Abkürzungen genommen werden, um das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abzuschließen, was zu zusätzlichen Kosten führen kann. Wird hingegen dem Budget Vorrang eingeräumt, so leidet die Qualität. Dies liegt daran, dass möglicherweise an allen Ecken und Enden gespart wird, um das zugewiesene Budget einzuhalten, was zu einem minderwertigen Endprodukt führen kann.

Das „Magische Dreieck" ist ein nützliches Instrument für Projektmanager, da es einen Rahmen für Entscheidungen und Abwägungen bietet. Es kann Managern helfen, die potenziellen Auswirkungen ihrer Entscheidungen zu verstehen und sicherzustellen, dass alle drei Faktoren angemessen berücksichtigt werden.

Agiles Projektmanagement ist ein iterativer und inkrementeller Ansatz zur Verwaltung von Softwareentwicklungsprojekten. Es betont die Zusammenarbeit, das Kundenfeedback und die Flexibilität gegenüber traditionellen Wasserfallmethoden. Geringere Bearbeitung mit PowerPoint, PDF e-Signatur oder Reporting für das Management und hin zur eigentlichen Entwicklung.

Das agile Projektmanagement basiert auf dem Agilen Manifest, das erstmals im Jahr 2001 veröffentlicht wurde. In diesem Manifest werden vier zentrale Werte genannt, die agile Teams einhalten sollten:

• Menschen und Interaktionen statt Prozesse und Werkzeuge
• Arbeitssoftware statt umfassender Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden statt Vertragsverhandlungen
• Reagieren auf Veränderungen statt Befolgen eines Plans

Scrum ist ein beliebter Rahmen für die agile Softwareentwicklung, der Teams hilft, effektiver zusammenzuarbeiten. Scrum basiert auf dem Prinzip der „empirischen Prozesskontrolle", was bedeutet, dass es sich auf Daten und Feedback stützt, um seinen Entscheidungsprozess zu steuern. Dies macht Scrum zu einem ausgezeichneten Werkzeug für Softwareentwicklungsteams, die Fortschritte erzielen, Probleme erkennen, Lösungen anbieten und sich schnell an Veränderungen anpassen.

Scrum ist keine spezifische Methodik oder ein Regelwerk, das Teams befolgen müssen. Vielmehr handelt es sich um einen Rahmen, den Teams nutzen können, um ihre Arbeit zu organisieren und zu verwalten. Scrum bietet eine Struktur für die Kommunikation und Zusammenarbeit, die Teams helfen kann, effektiver zu arbeiten.

Der Kern von Scrum ist ein tägliches Treffen, in dem die Teammitglieder ihre Fortschritte besprechen und alle Hindernisse für ihre Arbeit identifizieren. Scrum beinhaltet auch eine Überprüfung der abgeschlossenen Arbeit am Ende jedes Sprints und eine Retrospektive, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

Scrum kann für jede Art von Arbeit eingesetzt werden, eignet sich aber besonders gut für die Softwareentwicklung. Denn die Softwareentwicklung ist ein komplexer Prozess, der oft schnelle Änderungen und Anpassungen als Reaktion auf neue Informationen erfordert. Der flexible Ansatz von Scrum kann Softwareentwicklungsteams helfen, schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren.

Kanban ist eine beliebte agile Methodik, die Teams hilft, ihre Arbeit zu visualisieren und den Fortschritt zu verfolgen. Sie ist einfach, aber effektiv und wird von vielen Organisationen zur Verbesserung ihrer Produktivität eingesetzt.

Das Wort „Kanban" bedeutet auf Japanisch „Schild" oder „Plakatwand", und genau das ist es auch - eine Art visuelle Darstellung der Arbeit. Jede Kanban-Tafel besteht aus drei Hauptteilen:

Das Backlog ist eine Liste mit allen Arbeiten, die erledigt werden müssen. Diese kann in verschiedene Prioritäten unterteilt werden, sodass die wichtigste Arbeit immer zuerst in Angriff genommen wird.

In der Spalte „In Arbeit" werden die Arbeiten aufgeführt, an denen aktiv gearbeitet wird. Dies könnte unterteilt werden in verschiedene Stadien, wie „zu tun", „tun" und „erledigt".

In der Spalte „Erledigt" wird die gesamte abgeschlossene Arbeit festgehalten. Dies kann Teams helfen, ihre Fortschritte zu erkennen und Bereiche zu identifizieren, in denen sie in Rückstand geraten sind.

Kanban ist flexibel konzipiert und kann an die Bedürfnisse verschiedener Teams angepasst werden. Es gibt keine Einheitslösung, und die Teams können mit verschiedenen Arten der Organisation ihrer Kanban-Tafel experimentieren, um herauszufinden, was für sie am besten funktioniert.

Einer der Hauptvorteile von Kanban ist, dass es dazu beiträgt, die Notwendigkeit von Multitasking zu verringern oder zu beseitigen. Wenn die Arbeit klar in verschiedene Phasen unterteilt ist, ist es ist einfacher, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und zu vermeiden, ständig zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Dies kann zu einer besseren Arbeitsqualität und einem geringeren Stressniveau führen.

Egal für welchen Weg Sie sich in Ihrem Unternehmen entscheiden, Agile Projektmanagement wird Sie dabei unterstützen, zielorientierte und effizienter zu arbeiten. Überdies ist es flexibler, was Anpassungen während des Projekts erleichtert und es fördert daher die Produkte und Services für Ihre Kunden.

Außerdem sind die Auswirkungen agiler Methoden im Projektmanagement auf die Motivation der Mitarbeiter tiefgreifend. Die Mitarbeiter sind nun besser in der Lage, Entscheidungen zu treffen und die Richtung von Projekten zu bestimmen. Sie fühlen sich stärker für ihre Arbeit verantwortlich und sind motivierter, Projekte bis zum Abschluss zu bringen. Das Ergebnis ist ein größeres Engagement und eine höhere Zufriedenheit mit der Arbeit, was zu einer insgesamt höheren Produktivität führt.