Technik | Green IT, 24.10.2022

Zeiterfassung, Workforce Management und Co. – alles aus einer Hand

Cloudbasierte Lösungen für Smartphone, Tablet und PC / Mac

In vielen Bereichen und Branchen wird die Arbeitswelt immer digitaler. So auch, wenn es um die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten oder die Zutrittskontrolle geht. Dabei bieten cloudbasierte Lösungen den Vorteil, dass sie auf den verschiedensten Geräten wie Tablet, Smartphone und PC / Mac funktionieren und durch automatische Synchronisierung jederzeit abgerufen werden können.

Ein großer Vorteil dabei: Viele Vorgänge laufen schnell und unkompliziert innerhalb der Cloud ab, wodurch Arbeitszeit gespart wird. Dabei ist nicht einmal eine Installation notwendig. Die Softwarelösung ist für alle Unternehmensgrößen und Selbstständige geeignet.

Zeiterfassung auf Handy, Tablet und PC – in Echtzeit Ab- und Anwesenheiten verwalten

Die Arbeitszeiterfassung ist schon seit vielen Jahren für Unternehmen sehr wichtig. Nur dadurch kann nachvollzogen werden, wann Mitarbeiter mit ihrer Arbeit beginnen, ob sie gesetzliche Pausen und die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit einhalten.

Mit einer cloudbasierten Lösung, wie sie etwa von Spica (https://www.spica.com/de) angeboten wird, lassen sich Zeiten direkt registrieren und speichern. Darüber hinaus können Urlaube, Krankentage und andere Abwesenheiten einfach erfasst werden. Verwaltungs- und Abteilungsleiter sehen diese in der Software ein, wobei es egal ist, ob sie Tablet, PC oder Handy benutzen. Innerhalb des Systems können sie die Abwesenheiten nicht nur registrieren, sondern auch schnell und einfach genehmigen oder ablehnen.

Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist so ebenfalls möglich, da in der Cloud ein Überblick über alle abgerechneten Stunden, Abwesenheiten und Überstunden innerhalb beliebiger Zeiträume angezeigt werden kann.

Der Vorteil: Apps zur Zeiterfassung erfordern in vielen Fällen kein aufwendiges Anlernen der Mitarbeiter, da sie von den meisten intuitiv bedient werden und an das herkömmliche Ein- und Ausstempeln erinnern. Oftmals stehen dazu auch moderne Stempeluhren zur Verfügung, welche man in den Ein- und Ausgangsbereichen seines Unternehmens anbringen kann.

Projektzeiten im Griff – Projektzeiten ganz einfach automatisch erfassen

Für die digitale Projektzeiterfassung eignen sich cloudbasierte Lösungen ebenso. Mit ihnen hat man abrechenbare Stunden, Lohnkosten und Ausgaben sowie Aufgaben, Rechnungssätze und Teammitglieder immer im Blick. Die Projektzeiterfassung kann entweder in Echtzeit erfolgen oder in Form eines manuellen Protokolls eingefügt werden. Durch vielfältige Einstellungen lässt sich die App ganz nach den eigenen Bedürfnissen gestalten.

Die Vorteile der digitalen Projektzeiterfassung im Überblick:

Optimierung des Zeitmanagements: Indem Teammitglieder Zeiten für Projekte und Aufgaben erfassen, erhält man einen genauen Überblick darüber, womit jeder seine Arbeitszeit verbringt. So kann man zur Not schnell eingreifen, wenn es darum geht, Prioritäten zu setzen.
Koordination der Arbeit für Projekte: Die Arbeit kann in Projekte und Aufgaben eingeteilt werden. Die Aufgaben sind den Teammitgliedern zuzuordnen. Dabei kann man Stundensätze festlegen und das Budget überwachen, um sicherzustellen, dass Projekte gewinnbringend sind.
Erstellung von Projektvorlagen: Die Vorlagen können bei jedem neuen Projekt wieder verwendet werden. Das spart Zeit und Aufwand.
Visualisieren der Daten: Um Berichte zu erfassen oder eine Entscheidung besser treffen zu können, können Daten zu Zeitaufwand, Aufgaben und Kundenbetreuung in der Cloud eingesehen und analysiert werden.
Berichte in beliebigem Format: In den meisten Fällen lassen sich Berichte in unterschiedlichen Formaten ausgeben – dazu gehören PDF und Excel. So kann man sie im Anschluss einfach per Mail an Kunden oder Vorgesetzte schicken.

Zutritt ohne Kartenleser ermöglichen und zentral in der Cloud verwalten

Spezielle ID-Karten und Kartenleser einer Einlasskontrolle können teuer und aufwendig einzurichten sein. Dennoch ist es wichtig, die Türen zu Räumlichkeiten im Unternehmen ausreichend abzusichern. Durch speziell entwickelte Apps wird unter anderem das Smartphone einfach als Zutrittskontrollsystem genutzt. Hier ist es egal, an welchem Standort man sich gerade befindet. Soll ein Raum nur von dazu berechtigten Mitarbeitern betreten werden, lässt sich an diese ganz einfach ein entsprechender Link versenden.

Die verwaltenden Personen der Cloud können ihre Sicherheitsstandards festlegen. Dazu lassen sich Einstellungen für Zugangspunkte vornehmen, Alarme konfigurieren und Zutrittsberechtigungen individuell anpassen. Bei einem Notfall besteht die Möglichkeit, einen Sperrmodus zu aktivieren.

Fazit

Jedes Unternehmen – ob klein oder groß – profitiert von der Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sowie Sicherheitskontrollsystemen. Heute werden cloudbasierte Softwarelösungen angeboten, mit denen man alles aus einer Hand erhält. Das spart Kosten, Arbeitszeit und Aufwand. Außerdem lässt sich so eine Übersicht über individuelle Arbeitszeiten, Lohnabrechnungen und Zutrittsberechtigungen bewahren.