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Elektronische Archivierung als nachhaltige Alternative

Die Archivierung in digitaler Form bringt viele Vorteile mit sich.

In den letzten Jahren hat sich die zunehmende Digitalisierung auch im Büroalltag mehr und mehr bemerkbar gemacht. Wurden früher nahezu alle Dokumente postalisch und in Papierform bearbeitet, so sind mittlerweile nahezu sämtliche Arbeitsprozesse digitalisiert. Geschäftsbriefe werden nicht mehr mit der Post verschickt, sondern per E-Mail. Auch viele weitere Dokumente liegen lediglich elektronisch vor. Für die Archivierung dieser Dokumente ergibt sich somit eine neue Herausforderung. Bei der bisherigen Archivierung wurden Dokumente in Aktenform aufbewahrt. Eine nachhaltige Lösung ist dies aus verschiedenen Gründen nicht. Durch die zunehmende Digitalisierung bietet die elektronische Archivierung viele Vorteile.

Ressourcen schützen mit dem digitalen Archiv
Für die klassische Archivierung mit Akten und Ordnern müssen Dokumente in Papierform vorliegen. Diese Form der Archivierung hat bis vor einigen Jahren durchaus Sinn gemacht, da die meisten Dokumente in Papierform vorlagen. Heutzutage ist dies allerdings anders. Um Dokumente in Akten und Ordnern zu archivieren, müssten diese erstmal ausgedruckt werden. Ressourcen wie Papier und  die Arbeitszeit der Mitarbeiter würden dabei verbraucht werden. Archivierung in elektronischer Form ist deshalb in der heutigen Zeit die nachhaltige Alternative. Bei der elektronischen Archivierung werden Dokumente in digitaler Form archiviert. Durch diese Art der Archivierung ergeben sich für Unternehmen viele Vorteile (siehe http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html). Die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter werden effizienter und effektiver, da der Fokus auf der eigentlichen Arbeit liegt und nicht auf dem aufwendigen Ausdrucken und Archivieren von Dokumenten. Zudem können verschiedene Abteilungen dezentralisiert auf Dokumente zugreifen, was zu einer Entlastung der Arbeitnehmer führt. Auch benötigt man keine Räumlichkeiten, in denen die archivierten Akten gelagert werden. Vor allem aber senkt man den Papierverbrauch enorm. Papier gehört in der heutigen Zeit immer noch zu einer wichtigen Ressource. Gerade deshalb sollten Unternehmen darauf achten, den Papierverbrauch zu minimieren. Durch die elektronische Archivierung kann man diesen Papierverbrauch eindämmen. Gleichzeitig senkt man dadurch die eigenen Ausgaben und trägt zum Umweltschutz bei.

Effektivität stärken mit elektronischer Archivierung
Für Arbeitnehmer bedeutet nachhaltiges Arbeiten das effektive Nutzen der Arbeitskraft. Mit der elektronischen Archivierung von Dokumenten kann die Arbeitskraft der Mitarbeiter effektiver genutzt werden. Zudem bietet die digitale Form der Archivierung auch für Unternehmen neue Möglichkeiten. Mit der vom Gesetzgeber verordneten Aufbewahrungspflicht für Dokumente müssen relevante Geschäftsdokumente zehn Jahre aufbewahrt werden. In diesem Zeitraum fallen hohe Verwaltungskosten und Papierkosten an, wenn die Dokumente nicht digital archiviert werden. Außerdem sind Akten anfällig für äußere Einflüsse, wie zum Beispiel Feuchtigkeit. Dadurch können Dokumente beschädigt werden und verlieren so ihre Rechtsgültigkeit. Durch die elektronische Archivierung behalten Dokumente dauerhaft ihre Originalität. Auch erfüllen sie alle Ansprüche der Revisionssicherheit. Dazu zählen unter anderem die Vollständigkeit, Prüfbarkeit und Unveränderbarkeit. Gerade bei Wirtschaftsprüfungen und bei Steuererklärungen sorgt die elektronische Archivierung für hohe Effizienz. Da alle Dokumente vollständig und mit voller Beweiskraft vorliegen, müssen Mitarbeiter keine Zeit mit der aufwendigen Suche und Vorbereitung von Dokumenten verbringen. Die elektronische Archivierung ist somit eine sehr nachhaltige Alternative zur klassischen Archivierung mit Akten in Papierform.

Technik | Green IT, 16.03.2016

     
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