Kennzeichnungspflichten und Transparenz in der Lieferkette

Das Gesetz schreibt vor, dass Unternehmen jährlich einen Bericht über ihre Sorgfaltspflichten erstellen und bei dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle einreichen müssen. Darin geht es um Risikoanalysen, Präventionsmaßnahmen und Abhilfemaßnahmen bei aufgetretenen Verstößen gegen die Sorgfaltspflicht. Bei Verstößen drohen Bußgelder, die bei großen Unternehmen mehrere Millionen Euro betragen können. Für die Zulieferer bedeutet dies im praktischen Alltag, dass die Herkunftsnachweise, Materialnachweise sowie Prüfzertifikate jetzt gehäuft angefordert werden.

Ein ganz zentrales, aber gerne vernachlässigtes Hilfsmittel für die Rückverfolgbarkeit sind physische Etiketten mit Chargennummern, Herkunftsangaben oder auch QR-Codes, die ein Produkt bis zur jeweiligen Produktionsstufe zurückverfolgen. Ohne funktionierende Kennzeichnung auf Produktebene bleibt jede Sorgfaltspflichtprüfung Theorie. Erst die physische Kennzeichnung von Waren, Chargen oder Behältern macht Kontrollen entlang der Kette praktisch möglich.

Prüforganisationen wie der TÜV oder unabhängige Auditoren verlangen bei Vorortkontrollen regelmäßig den Abgleich zwischen Lieferdokumenten und der tatsächlichen Kennzeichnung der Ware. Stimmt dieser Abgleich nicht, so ist die Sorgfaltspflicht für diesen betreffenden Prozessschritt in der Regel nicht erfüllt. Hier zeigt sich, wie sehr gesetzliche Anforderungen und praktische Produktionsabläufe ineinanderfließen können.

Verschiedene DIN- und ISO-Normen legen fest, welche Angaben auf Etiketten verpflichtend oder zumindest empfehlenswert sind. Die ISO 9001 verlangt von Unternehmen mit Zertifikat eine rückverfolgbare Kennzeichnung als Bestandteil des Qualitätsmanagements. Die ISO 14001 ergänzt die Anforderungen um die Dokumentation umweltrelevanter Prozessschritte, die für viele CSR-Berichte ebenfalls eine wichtige Datengrundlage liefert.

Darüber hinaus gibt es im Hinblick auf brancheninterne Vorschriften z. B. im Textilbereich die Textilkennzeichnungsverordnung oder in der Lebensmittelbranche die Lebensmittelinformationsverordnung. Diese Regelwerke geben zum Teil sehr genau vor, welche Informationen lesbar, dauerhaft und in welcher Sprache auf der Verpackung erscheinen müssen. Verstöße gegen diese Vorschriften können bei Marktüberwachungsbehörden zu Beanstandungen und im Wiederholungsfall zu Vertriebsverboten führen.

In der Praxis zeigt sich oft, dass die Umsetzung von Kennzeichnungspflichten vorrangig an der Schnittstelle zwischen zwei Zulieferstufen scheitert. Ein Produkt geht ja meist über mehrere Standorte, bevor es beim Endkunden ankommt, und an jeder Station müssen die Informationen korrekt weitergegeben werden. Fehlerhafte oder unleserliche Etiketten führen nicht selten zu Verzögerungen bei Zollabfertigungen oder zu Beanstandungen bei Audits. Nicht selten muss sogar eine ganze Charge nachträglich neu gekennzeichnet werden, was Zeit und Ressourcen kostet.

Herkömmliche, aber standardisierte Etikettenformate, die sich in die bestehenden ERP- und Warenwirtschaftssysteme integrieren lassen, verringern den manuellen Aufwand erheblich. Automatisierte Druck- und Scanprozesse senken zudem die Fehlerquote gegenüber manueller Beschriftung erheblich.

Zugleich erleichtert eine einheitliche Kennzeichnung über alle Lieferstufen hinweg spätere Prüfungen durch Auditoren oder Behörden. Unternehmen, die möglichst früh in ein durchgängiges Kennzeichnungssystem investiert haben, berichten häufig von kürzeren Prüfzeiten und einer geringeren Fehlerquote bei externen Kontrollen. Diese Erfahrungswerte sprechen dafür, Kennzeichnung nicht als reine Formalität zu sehen, sondern als festen Bestandteil der Lieferkettenstrategie.