Schlüssel zum nachhaltigen Betrieb

Ein digitalisiertes Facility Management unterstützt die Umsetzung von Nachhaltigkeitsinitiativen

Facility Managern kommt bei der Umsetzung von Nachhaltigkeitsinitiativen eine Schlüsselrolle zu: Die von ihnen erfassten und verwalteten Betriebsdaten der Gebäude liefern wichtige Anhaltspunkte zur Nutzung von Räumen, zum Zustand von Anlagen und zur Einhaltung von Sicherheits- und Gesundheitsstandards.

Die Arbeitsumgebung hat einen entscheidenden Einfluss auf Sicherheit, Wohlbefinden und Produktivität der Mitarbeitenden. © Pekic@istock

Nachhaltigkeitsinitiativen sind für Unternehmen und deren Stakeholder heute von strategischer Bedeutung. Sie verankern ökologische und soziale Verantwortung systematisch im Geschäftsbetrieb und tragen so zur langfristigen wirtschaftlichen Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit bei. Darüber hinaus sind sie der Schlüssel, um die strengen ESG-Vorschriften (Environmental, Social, Governance) seitens des Gesetzgebers zu erfüllen.

Das Facility Management ist hier direkt betroffen: Zum einen, weil Gebäude für etwa 40 Prozent des weltweiten Energieverbrauchs sowie für ein Drittel aller Treibhausgase verantwortlich sind – und der Großteil davon jeweils auf den laufenden Betrieb zurückzuführen ist. Und zum anderen, weil die Arbeitsumgebung entscheidenden Einfluss auf Sicherheit, Wohlbefinden und Produktivität der Mitarbeiter hat. Auch wenn es eine Herausforderung bleibt, ESG-Vorgaben wirtschaftlich umzusetzen, lässt sich durch die enge Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen bereits mit kleinen Schritten große Wirkung erzielen.

1. Tipp

Strukturierte Bereitstellung relevanter Daten

Fundierte Entscheidungen erfordern eine robuste Datenbasis. Ein Integrated Workplace Management System (IWMS) kann dabei als zentralisierte Datenquelle („Single Source of Truth") dienen – und maßgeblich dabei helfen, Strategien zu entwickeln und ausgehend vom jeweils aktuellen Stand Verbesserungen anzustoßen. Moderne IWMS-Lösungen bieten zudem die Möglichkeit, Daten zu vergleichen und zu synchronisieren – zwischen verschiedenen Systemen, Standorten und Zeitpunkten – und so den Fortschritt laufend zu überwachen.

So können Facility Management und Business Analytics dann auch das Workflow- und Prozessmanagement auf Nachhaltigkeit ausrichten: Unternehmen, die ihre Daten aus verschiedenen Niederlassungen in einer Plattform zusammenführen und managen, profitieren durch die zentrale Steuerung von Einsparpotenzialen beim Energieeinkauf und -verbrauch sowie beim Waste Management.

2. Tipp

Einsparungen durch nachhaltige Produkte

Nachhaltigkeit gilt als kostspieliges Konzept, da es in der Regel mit höheren Anfangsinvestitionen verbunden ist. Dabei ist jedoch immer der Kaufpreis gegen die Laufzeit und die laufenden Kosten abzuwägen. Energieeffiziente Geräte sind zwar teurer in der Anschaffung, halten meist aber weitaus länger und verbrauchen weniger Energie.

Selbst in einem vermeintlichen Nullsummenspiel, bei dem ein doppelt so teures Gerät „nur" doppelt so lang hält, fallen trotzdem weniger Abfall und Energiekosten an. Ein IWMS unterstützt die Procurement- und Instandhaltungsteams dabei, die relevanten Daten zu herkömmlichen und nachhaltigen Produkten zu vergleichen und trägt so zur Entscheidungsfindung bei. Wer aufgrund knapper Budgets den Austauschprozess gestaffelt durchführt, zum Beispiel bei der Beleuchtung, kann dies ebenfalls im IWMS tracken.

3. Tipp

Etablierung intelligenter Maintenance-Prozesse

Smarte Raumsensoren in Bürogebäuden schonen Ressourcen. © Pavel L Photo and Video@shutterstock

Kosten lassen sich auch durch clevere Wartungsprozesse senken, die die Lebenszeit des Equipments verlängern. Der Wechsel von einer rein reaktiven auf eine präventive Wartung verringert nachhaltig das Risiko eines Geräteausfalls. Moderne Konzepte setzen dabei nicht mehr auf feste zeitliche Intervalle, sondern berücksichtigen auch die Bedingungen, unter denen das Equipment arbeitet, sowie dessen Performance. Denn wartungsbedürftige Anlagen verbrauchen mehr Energie, laufen auf höheren Temperaturen, vibrieren stärker, sind lauter und produzieren mehr schädliche Rückstände.

Facility Manager mit vernetztem Equipment können dies über das IWMS zentral überwachen und zusammen mit der Maintenance-Abteilung sofort auf Anomalien reagieren, noch bevor diese sich negativ auswirken. So wird aus der Preventive eine Predictive Maintenance, eine vorausschauende Instandhaltung.

Laut dem US Department of Energy lassen sich damit 25 bis 30 Prozent der jährlichen Wartungskosten einsparen, 70 bis 75 Prozent der Ausfälle verhindern und Ausfallzeiten um 35 bis 45 Prozent reduzieren. Das richtige IWMS ermöglicht einen noch höheren Reifegrad: Eine Objective Based Maintenance, die Instandhaltungsprozesse mit den Unternehmenszielen verknüpft und entsprechend priorisiert und automatisiert.

4. Tipp

Kosten- und Energieeffizienz dank optimierter Raumgestaltung

Ein IWMS ist überdies in der Lage, Raumplanern, HR-Abteilungen und Environment, Health & Safety-Teams (EHS) aufzuzeigen, welche Areale und Räume von den Mitarbeitern häufiger genutzt werden als andere – etwa das eigene Büro oder Coworking-Spaces –, oder bei welchen inneren klimatischen Bedingungen sie sich wohler fühlen.

Mithilfe von Anwesenheitssensoren lässt sich der tatsächliche Raumbedarf ermitteln und die Raumnutzung optimieren – etwa durch die automatisierte Steuerung von Temperatur und Beleuchtung zur Reduzierung des Energieverbrauchs, gerade außerhalb der Geschäftszeiten. Unternehmen sparen so bis zu 10 Prozent an Energie und, wenn sie ihren Raumbedarf konsolidieren, bis zu 30 Prozent an Mietkosten.

5. Tipp

Nachhaltige Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle

Bei der Raumnutzung spielen spätestens seit der COVID-Pandemie auch hybride Workplace-Konzepte eine große Rolle. Da viele Mitarbeiter seltener ins Büro kommen, überprüfen Unternehmen aktuell ihren tatsächlichen Platzbedarf. Durch weniger Büroräume oder -Gebäude lassen sich mit smarten Raumsensoren Ressourcen sparen, etwa bei der Heizung, Klimaanlage, Lüftung, Beleuchtung oder dem Wasserverbrauch.

Allerdings steigt im Gegenzug der Verbrauch in den jeweiligen Remote- oder Homeoffices. Um herauszufinden, ob hybrides Arbeiten wirklich den Ressourcenverbrauch reduziert, statt diesen einfach zu verlagern, gilt es, die abgesetzten Arbeitsplätze ebenfalls in das IWMS einzubinden –unter Berücksichtigung der durch den Wegfall des Arbeitsweges eingesparten Emissionen, die aber nur bei im System hinterlegten Arbeitsorten quantifizierbar sind.

6. Tipp

Verbesserung von Sicherheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz

Das Erfassen externer Arbeitsorte im IWMS ist auch deswegen relevant, da Unternehmen nur in ihren eigenen Räumlichkeiten die volle Kontrolle darüber haben, die Vorgaben für Mitarbeitersicherheit und -Gesundheit am Arbeitsplatz zu erfüllen – im Homeoffice aber nicht. Um die Forderungen des Gesetzgebers zum Heimarbeitsplatz nachweisbar zu erfüllen, ist es ratsam, die nötigen Angaben zu den Arbeitsbedingungen im jeweiligen Homeoffice ins IWMS einzupflegen. So gewährleisten Unternehmen die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter und verbessern gleichzeitig ihre Compliance.

7. Tipp

Minimierung der ESG-Risiken

Problematische Arbeitsbedingungen in Home- und Remote-Offices gehören genau wie fehlerhafte oder ressourcenintensive Technologien, mangelndes Reporting und auch Extremwetterereignisse zu den Gebäude-bezogenen ESG-Risiken. Wirksame Gegenmaßnahmen sind hier gut dokumentierte Prozesse, aktuelle und präzise Informationen sowie sorgfältig platzierte Alarm- und Meldesysteme.

Ein IWMS, idealerweise unterstützt durch Echtzeitdaten aus einem Building Management System (BMS), ist in der Lage, gebäudebezogene ESG-Risiken zu identifizieren und konkrete Gegenmaßnahmen vorzuschlagen und zu priorisieren. So trägt ein IWMS auch zum Risikomanagement bei, zum Beispiel bei der Umsetzung eines Business Continuity Plans im Fall einer großräumigen Evakuierung von Bürogebäuden und

Homeoffices.

8. Tipp

Einhaltung von Reporting- und Disclosure-Vorgaben

In Bezug auf ihre ESG-Risiken und ESG-Ziele stehen Unternehmen in der Pflicht, eine Vielzahl von Reporting- und Disclosure-Vorgaben einzuhalten. Neben den Behörden schauen dabei auch die Investoren immer genauer hin, da Klima-Risiken immer mehr zu Investment-Risiken werden. Gut dokumentierte Prozesse und robuste Daten sind also auch hier unerlässlich.

Ein IWMS liefert der Rechts- und Finanzabteilung wichtige Informationen zur Nachhaltigkeit wie Emissionsdaten und die Nutzung erneuerbarer Energien, dem Anteil an Homeoffice- oder pendelnden Mitarbeitern oder der Produktbeschaffung und -Entsorgung. Für den Fall, dass Unternehmen Zertifizierungen für Nachhaltigkeits- und Umweltstandards wie LEED oder das DGNB-Zertifikat anstreben, bieten die Daten aus dem IWMS auch eine robuste Basis für interne Audits sowie für die Vorbereitung auf externe Audits.

Marcel Köllner ist Services Director Central Europe bei Planon. Der studierte Wirtschaftsinformatiker ist seit elf Jahren beim niederländischen Weltmarktführer für Gebäudemanagement-Software tätig und unterstützt Kunden dabei, ihre Liegenschaften nicht nur smart, sondern auch nachhaltig zu managen.

Dieser Artikel ist in forum 04/2025 - Zukunft gestalten erschienen.