Wirtschaft | Führung & Personal, 13.01.2023

Vorteile der cloudbasierten Arbeitszeiterfassung

Seit Kurzem muss jedes Unternehmen die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter genau erfassen. Dabei liefern cloudbasierte Ansätze die besten Lösungen. Jetzt lesen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) gab 2019 den Anstoß! Er verpflichtete die Mitgliedsstaaten der EU (Europäische Union), die Arbeitszeit von MitarbeiterInnen in Unternehmen genau zu erfassen. Inzwischen hat auch Deutschland die Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt. Damit soll vermieden werden, dass ArbeitnehmerInnen mehr arbeiten, als es vom Gesetz her erlaubt ist.

Moderne Arbeitszeiterfassung funktioniert in Echtzeit und verbraucht kein Papier mehr! © elvtimemaster, pixabay.com

Die Rechtsverordnung hat direkte Auswirkungen darauf, wie die Unternehmen die Messung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten umsetzen. Zwar macht der Gesetzgeber keine Vorgaben, welche Art von Zeiterfassung zur Anwendung kommen soll. Doch im Zuge steigender Flexibilität und fortschreitender Digitalisierung ist es absehbar, dass Modelle auf Papier oder Excel-Tabellen ausgedient haben. Zu groß ist der Aufwand inzwischen geworden. Daher verwundert es nicht, dass immer mehr Betriebe die Stechuhr abhängen und die Stundenzettel digitalisieren.

Zeiterfassung in der Cloud als moderne Lösung

Mit einer Softwarelösung, welche die Arbeitszeiterfassung in die Cloud auslagert, erreicht das Workforce-Management eines Unternehmens das derzeit höchstmögliche Niveau. Es ist kein eigener Surfer notwendig und eine Menge Papier wird gespart.

Die Software maximiert die Kostentransparenz und schont die IT-Ressourcen. Die Anbieter der Technologie überwachen das System rund um die Uhr und führen Aktualisierungen und Releases automatisch durch.

Zudem werden die Kosten für Hardware-Komponenten dauerhaft reduziert. Der größte Gewinn besteht aber wohl darin, dass von überall und jederzeit auf das System der Zeiterfassung zugegriffen werden kann.

Welche Funktionen übernimmt eine cloudbasierte Arbeitszeiterfassung?

Eine moderne Arbeitszeiterfassung umfasst alle Aspekte rund um die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter, und zwar in Echtzeit. Sie ist flexibel und ohne großen Aufwand individuell anpassbar und funktioniert geräteunabhängig auf PC und Mac, Smartphone und Tablet sowie dem Notebook. Dabei sind die folgenden Funktionen festzuhalten:

alle Aufgaben des Arbeitszeitmanagements wie Arbeitszeiterfassung, Mitarbeiterauswertungen und Stundenabrechnungen
komplette Personaleinsatzplanung, die sowohl Schicht- als auch Dienst- und Urlaubsplanung umfasst
offene Schnittstellen erlauben eine einfache und bequeme Konnektivität zu vor- und nachgelagerten Systemen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Vorteile einer cloudbasierten Arbeitszeiterfassung für das Unternehmen

Im Vergleich zu herkömmlichen Modellen auf Papier oder in Form einer Excel-Tabelle können eine ganze Reihe von Vorteilen festgestellt werden.

Hohe IT-Sicherheit

Das Unternehmen muss keine Ressourcen freistellen, um die Sicherheit des Systems zu gewährleisten. Die notwendigen Arbeitsprozesse führt das System selbstständig durch oder werden von Mitarbeitern des Anbieters übernommen. Dadurch wird die IT-Abteilung des Unternehmens entlastet. Folgende Vorteile machen sich bemerkbar:

turnusmäßige Backups im geschützten Datenbereich
eigene Systemanforderungen sind nicht notwendig
administrative Aufwand hält sich in sehr überschaubarem Rahmen
permanente Aktualisierungen (sorgen dafür, dass die Softwarelösung nicht zu einem End-of-Live-System mutiert)
hohe Verfügbarkeit in Echtzeit
stabile Versorgung

Optimierte Auslastung der Personalabteilung

Eine cloudbasierte Arbeitszeiterfassung sorgt für Entlastung der Personalabteilung. Dabei machen sich einige Aspekte bemerkbar:

schneller Support
hohe Performance der Software
hohe Verfügbarkeit der Daten
Einsparung von Arbeitszeit, die für umsatzfördernde Arbeiten eingesetzt werden kann

Steigerung der Effizienz des Managements

Mit der Anwendung einer digitalen Zeiterfassung aus der Cloud muss sich das leitende Personal nicht mehr mit unübersichtlichen Excel-Auswertungen herumschlagen. Alle Daten werden so aufbereitet, dass sie mit einem Blick erfasst werden. Dabei treten die nachfolgenden Vorzüge in den Fokus:

transparente und kalkulierbare Kosten
Rechtssicherheit, da das System die aktuell geltende Gesetzeslage berücksichtigt
komfortable und einfache Nutzung
nachhaltige Anwendung, weil kein eigener Server benötigt wird
zuverlässige Datenlage
erleichterte Lohn- und Gehaltsabrechnung
Aufrechterhaltung von effizienten Strukturen auch bei mobilen Arbeitsformen

Vorteile der cloudbasierten Zeiterfassung für die Mitarbeiter

Die MitarbeiterInnen sind durch einen separaten Zugang mit dem System verbunden. So erhalten sie in Echtzeit Einblick auf alle ihre Überstunden, Krankheitstage, Schichtpläne und geleisteten Arbeitsstunden. Dadurch wird die Urlaubsplanung und der Überstundenabbau erleichtert, die Anträge dazu können selbstständig abgeschickt werden.

Da der Antragsstatus online jederzeit eingesehen werden kann, muss nicht jeder Wunsch mit der Personalabteilung oder Chefetage persönlich abgestimmt werden. Letztlich werden die ArbeitnehmerInnen effektiv geschützt, sollten sich die Arbeitgeber nicht an die Vorgaben des Arbeitsvertrags oder des Arbeitsschutzrechts halten.