Neue Arbeitswelten:
Der Gewinner des Best Office Awards
Diesen Beitrag von Daniel Hülemeyer, Hellmann Worldwide Logistics, finden Sie im B.A.U.M.-Jahrbuch 2019 - New Work.

Free Seating
Aktuell verfügt der „Speicher III" in Osnabrück über 240 Arbeitsplätze, obwohl dem Bürogebäude 290 Mitarbeitende zugewiesen sind. Außendiensttätigkeiten und urlaubsbedingte Abwesenheiten führen dazu, dass nie alle Mitarbeitende gleichzeitig vor Ort sind. So hat sich das Unternehmen für ein „Free-Seating-Konzept" entschieden: Jeder Mitarbeitende sucht sich in den offen gestalteten Bereichen täglich aufs Neue seinen Arbeitsplatz aus – abhängig von thematischen Schwerpunkten und Verfügbarkeit. Dies erlaubt projektbezogene Zusammenstellungen interdisziplinärer Teams und verbessert so die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Dabei gibt es sowohl Bereiche, die beispielsweise ausschließlich der IT mit ihren besonderen Anforderungen an den Arbeitsplatz vorbehalten sind, aber auch Bereiche, die von Mitarbeitenden aller Teams genutzt werden können. Die offen gestalteten „Free-Seating-Bereiche" verzichten bewusst auf Raumtrenner, um den interdisziplinären offenen Austausch zu fördern. Unterschiedliche Treffpunkte und Besprechungsecken schaffen die Basis für kurzfristige, informelle Gespräche. Für konzentriertes Arbeiten, vertrauliche Gespräche oder wichtige Telefonate gibt es in jeder Etage des Gebäudes individuell nutzbare Rückzugsmöglichkeiten, Telefonboxen oder Denkzellen. Durch die Nutzung moderner Technologien hat jeder Mitarbeitende innerhalb weniger Minuten sein komplettes Büro auf- oder abgebaut. Tastaturen und Bildschirme an den Plätzen sowie leicht einstellbare Tische und Stühle erlauben ein ergonomisch einwandfreies Arbeiten unter individuell komfortablen Bedingungen. So können auch Besucher und insbesondere Kollegen aus anderen Niederlassungen ohne großen Aufwand direkt einen Arbeitsplatz im „Speicher III" beziehen.
Modern Digital Logistics Workplace
Die Einführung des Modern Digital Logistics Workplace (MDLW) hebt die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit auf die nächste Stufe. Dieses System erlaubt nicht nur, dass sich im „Speicher III" Arbeitsgruppen ad hoc bilden können, sie können sich auch über Videotelefonie einfach und flexibel mit anderen – auch internationalen – Standorten verbinden, an denen sich beispielsweise andere Ad-hoc-Gruppen zusammengefunden haben. Gleichzeitig können so auch Dokumente an verschiedenen Standorten parallel online bearbeitet werden. Die neue Technik ermöglicht es, hierzu wiederum einzelne Kolleginnen und Kollegen an ihrem Arbeitsplatz oder im Home Office hinzuzuziehen. Der MDLW bietet die notwendige Infrastruktur, um mit mobilen Geräten zu arbeiten, alle Daten und Informationen über ein Portal erreichen zu können und dabei die Datensicherheit zu gewährleisten.
Der Traum einer papierlosen Spedition ist zwar noch nicht endgültig realisiert, dennoch reicht in der Unternehmenszentrale je ein Multifunktionsgerät zum Drucken, Scannen und Kopieren pro Etage aus. Die guten IT-Infrastrukturbedingungen erlauben einen hohen Digitalisierungsgrad: Sobald ein Dokument einmal elektronisch zur Verfügung steht, gibt es im Zusammenhang mit dem Modern Digital Logistics Workplace keine Notwendigkeit für verschiedene Kopien des gleichen Dokuments. Dies soll das Druckaufkommen nochmals spürbar verringern.
Das im „Speicher III" umgesetzte System dient mittlerweile als Modell bei der Realisierung neuer Standorte, um das erfolgreiche Konzept vielfach verbreiten zu können.
Daniel Hülemeyer ist seit 2005 bei Hellmann Worldwide Logistics beschäftigt und seit 2011 als Managementbeauftragter im Bereich QHSE (Quality, Health, Safety & Environment) für die Aufrechterhaltung der globalen Zertifizierung, für interne Auditierung sowie das betriebliche Nachhaltigkeitsmanagement zuständig.
Quelle: B.A.U.M. e.V. - Netzwerk für nachhaltiges Wirtschaften
Wirtschaft | Führung & Personal, 01.01.2019

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